Coca-Cola European Partners - Caso de estudio

Integrated Corporate Planning de BOARD en Coca-Cola European Partners

Cómo controlar la cadena de suministro de bienes de consumo e implantar el modelo de planificación digital "Driver-Based Planning" desde la producción a la entrega

 

Acerca de Coca-Cola

Coca-Cola European Partners es el mayor embotellador independiente de Coca-Cola del mundo. Con una experiencia de casi 100 años en Europa, la compañía es líder de uno de los sectores más importantes de la industria de gran consumo, cuyo volumen de negocio supera los 100.000 millones de euros. La embotelladora suministra una amplia gama de bebidas de primeras marcas a más de 300 millones de consumidores en 13 países europeos.

 

Breve Perfil del cliente
  • Industria: Bienes de gran consumo (FMCG)
  • Clientes: 300 milliones
  • Litros de productos con marca vendidos cada año: 14.200 millones
  • Cajas de unidades vendidas al año: 2.500 millones
  • Países: 13
  • Empleados: 25.000
  • Ingresos: 11.100 millones de euros
  • Beneficio operativo: 1.500 millones de euros
  • Gastos operativos: 2.800 millones de euros
  • Beneficio por acción: 2,12 €

 

Descripción del proyecto de BOARD
  • División: Supply Chain Finance (área financiera de la cadena de suministro)
  • Solución implementada: Integrated Corporate Planning - Driver Based Supply Chain Planning and Forecasting
  • Alcance del proyecto: Fabricación (48 plantas), almacenamiento (85 centros), operaciones y logística de refrescos embotellados
  • Tipos de usuario: director financiero, responsable de SCM, responsables del control de gestión, managers de departamento y planta

 

Punto de partida: cómo arrojar luz sobre el "mundo gris" de la cadena de suministro

Para entender el problema de Coca-Cola y la solución proporcionada por BOARD, debemos empezar por el deseo de la compañía de transformar el área financiera de su cadena de suministro en base a tres directrices: gestión financiera más eficiente, planificación automatizada y optimización de la generación de informes. Tal y como afirma Ivan Evstatiev, director senior de Planning & Performance Management en Coca-Cola European Partners: “Este es un auténtico caso de transformación de un modelo de gestión financiera complejo en un modelo simple (o, al menos, bastante simplificado).”

Como impulsores de esta transformación, el grupo identificó tres áreas de intervención conectadas:

  • La evolución de la metodología de planificación desde el “clásico” modelo financiero a la adopción de la planificación basada en factores impulsores del negocio (indicadores): Driver-Based Planning
  • La innovación digital; el abandono de Excel y Access para implantar una solución moderna que permitiese integrar la planificación y el análisis corporativos en una misma plataforma
  • El cambio cultural de la organización y la mejora de la comunicación entre sus diferentes equipos

 

En resumen, el grupo pretendía combinar una nueva solución de software con una nueva forma de efectuar la planificación corporativa apoyada por un sistema de comunicación que abarcase toda la compañía:

“Esta transformación involucraba prácticamente a todas las áreas del departamento de Finanzas de la cadena de suministro, que es la mitad del mundo de Coca-Cola”, señala Evstatiev, que continúa diciendo: “Nos referimos a este campo como “el mundo gris” sencillamente porque, comparado con áreas más visibles, como Ventas y Marketing, la cadena de suministro genera numerosas complejidades tecnológicas y financieras. Por lo tanto, era importante para nosotros implicar a las diferentes funciones financieras en nuestra visión de la transformación”.

 

Transformación “en marcha”: Driver-Based Planning

El concepto de planificación basada en factores impulsores del negocio puede simplificarse en una frase: planificación financiera explicada a través de datos operativos e indicadores clave de negocio (es decir, métricas o KBI). Cubre algo que la planificación convencional no puede hacer: es el hilo de unión entre objetivos, previsiones y asignación de recursos. Coca-Cola European Partners necesitaba una solución capaz de combinar la planificación y el análisis a nivel financiero y operativo para poder introducir de forma efectiva el modelo de planificación basada en indicadores.

 

BOARD resultó ser la mejor solución para las necesidades de Coca-Cola porque una de sus características nativas es la unificación transparente del análisis, la planificación y la simulación en el mismo entorno. Además, BOARD podía cumplir uno de los requisitos más importantes del nuevo modelo de planificación: escoger solo aquellas variables (lo que llamamos factores impulsores) que sean tangibles para facilitar su control por parte de la dirección. De esta forma, la planificación basada en indicadores puede ser“digerible” y, en última instancia, servir de puente entre los equipos financieros y los equipos de operaciones explica Ivan Evstatiev. Los KBI que Coca-Cola monitoriza y controla para la planificación basada en indicadores se agrupan de la forma siguiente:

 

LEADING KBIs
  • Volumen de ventas
  • Volumen de producción
  • Full Time Equivalents (FTEs)
  • Productividad

 

LAGGING KBIs
  • Variaciones en el cálculo de nóminas
  • Velocidad en la línea de producción
  • Devoluciones

 

Ivan Evstatiev continúa explicando: “Imaginemos una línea de producción (por ejemplo, la de embotellado/envasado de bebidas). Como es lógico, la línea tiene una determinada velocidad de llenado de botellas por hora y un nivel de productividad concreto en función de la productividad de las personas que trabajan en esa línea. Es posible que tengamos un equipo formado por cuatro operarios, un técnico y dos planificadores de producción para que la línea funcione y, sobre todo, un volumen de producción (o volumen de producción estimado) que debemos mantener”.

 

Gracias a BOARD, Coca-Cola puede comprobar y analizar fácilmente cuántos salarios, cotizaciones a la Seguridad Social, impuestos sobre el trabajo, etc, debe pagar a los operarios, técnicos y planificadores que trabajan en esa línea de envasado. También puede saber al instante cuánta agua y electricidad consume esa línea, así como cuánto mantenimiento técnico y preventivo necesita para mantener la producción. Este análisis, y los informes asociados, se combinan de manera transparente con las funciones de simulación que posee la propia plataforma BOARD. Pongamos, por ejemplo, que el responsable de control de producción quiere evaluar un posible cambio operativo en una línea de producción concreta y, por tanto, necesita cambiar los horarios de sus trabajadores. Gracias a las funciones de simulación de BOARD, podrá ver los efectos financieros de esos cambios, por ejemplo, en términos de costes laborales y de suministros, y decidir así qué cambios de organización y horarios son los más adecuados.  

 

Basta un clic en un botón, y unos cuantos cálculos y algoritmos procesándose en el interior de la aplicación para obtener control inmediato sobre los datos operativos”, señala Evstatiev y añade: “De hecho, podemos tener inmediatamente un plan completo y este es exactamente el concepto de hacer de puente de comunicación entre los equipos financieros y los equipos operativos. Así, el personal operativo (o cualquier otra área de negocio que podamos imaginar) puede vincular directamente los datos operativos a los financieros y, de esta forma, mantener la salud de la compañía bajo control. Por ejemplo, antes tenía que ajustar una determinada cuenta de pérdidas y ganancias basando mis elecciones en el instinto. Hoy, gracias a BOARD, podemos justificar nuestras decisiones directamente a partir de los datos operativos”.

 

De la planta de producción a las máquinas expendedoras: todas las actividades de la cadena de suministro en la plataforma BOARD

Como compañía de producción de bienes de gran consumo, Coca-Cola European Partners necesita tener absoluta visibilidad sobre toda la cadena de suministro y mantener una armonización completa entre las distintas fases de producción y distribución en todo momento. Para lograrlo, necesita unos procesos de planificación rigurosos y efectuar estimaciones frecuentes, así como monitorizar estrechamente las actividades de cierre.

 

Como parte de las operaciones de distribución de bebidas de la compañía, es preciso gestionar y controlar todas las máquinas expendedoras situadas en los distintos locales y esto incluye la ubicación, la actividad, los traslados y el mantenimiento. Los responsables de las líneas de negocio de producción, almacenamiento y logística, entre otras, deben extraer valor tangible para la empresa a partir de la enorme cantidad de datos generados por este proceso y generar un flujo de información fiable y relevante a lo largo de la cadena de valor.

 

“Con BOARD cubrimos prácticamente todo el abanico de actividades relacionadas con la cadena de suministro en la actualidad”, afirma Evstatiev.Esto significa que 48 plantas, 85 almacenes, todo lo que podamos imaginar en torno a la distribución, desde las compras hasta la entrega de la mercancía en las divisiones locales, etc. Todo está integrado en la plataforma BOARD: cada centro, cada planta y cada aspecto de la logística”.

 

Alcance del proyecto
  • Estimaciones semanales y mensuales (mitad y final de mes)
  • Monitorización de las actividades de cierre
  • Plan de negocio/presupuesto anual
  • Consolidación completa de todos los países con los correspondientes informes mensuales
  • Consolidación de la cadena de suministro del grupo europeo/Coca-Cola European Partners

 

Viendo las distintas áreas de transformación que hemos abordado (una nueva metodología de planificación, digitalización y un cambio de cultura), BOARD nos ha permitido conseguir los objetivos de nuestro proyecto y proporcionar eficiencia, automatización de procesos, estandarización y centralización de datos, así como simplificar el uso y el mantenimiento del sistema”, indica Ivan  Evstatiev.  

 

Ahorro de tiempo en el departamento financiero: 10 % manual y 90 % digital

Gracias a la transformación digital de las funciones financieras con BOARD, Coca-Cola European Partners ha conseguido ahorrar gran cantidad de tiempo, lo que permite a los equipos centrarse en el análisis y la toma de decisiones, y en buscar oportunidades de mejora en lugar de dedicar esfuerzos a tareas manuales que no aportan valor:

El 10 % de los datos financieros de nuestra cadena de suministro proceden de análisis realizados por las áreas de negocio de cada país, mientras que el 90 % se basa en datos de la cuenta de pérdidas y ganancias que aparecen ya rellenos gracias a la metodología de factores de creación de valor (Value Drivers) y la automatización de la introducción de datos operativos. No queremos que la gente del departamento financiero tenga que luchar contra los laboriosos procedimientos de planificación: queríamos digitalizar esta área y eso es lo que hemos conseguido con la plataforma BOARD”, afirma Evstatiev.   

 

Ahorro de tiempo en la transferencia de datos: cambio del “status quo”, de 24 horas a 15 minutos

Además de ahorrar tiempo desde el punto de vista financiero, BOARD ha permitido a Coca-Cola ahorrar tiempo desde el punto de vista de la transmisión de datos. Antes de implantar BOARD, la compañía estaba anclada a una “cultura” en la que la carga y transferencia de datos se realizaba por la noche por problemas de rendimiento de los sistemas. Dado que las organizaciones modernas tienen que manejar cantidades ingentes de datos, es fundamental disponer de información actualizada y relevante (casi) en tiempo real para que el personal pueda optimizar los ciclos de planificación y los procesos de toma de decisiones.

En palabras de Evstatiev,

Ahora transferimos los datos cada 15 minutos desde nuestro sistema ERP a la nube y de ahí a BOARD, y podemos monitorizar la forma en que evoluciona la transferencia en cualquier momento por país. Podemos elaborar estados financieros completos desde la perspectiva de la cuenta de pérdidas y ganancias. Por tanto, comparados con el anterior ciclo de 24 horas, los 15 minutos representan definitivamente una clara revolución y la ruptura de un statu quo, además de una forma creativa de hacer las cosas”.

Seguimiento del estado en tiempo real: cuando automatización significa adaptarse al ritmo veloz de los cambios

En la industria de gran consumo, más que en otras, los pequeños cambios en las cifras tienen efectos importantes en el conjunto de los procesos de planificación, efectos que llegan hasta la última etapa de consolidación de la cadena de suministro. Antes de utilizar las funciones de automatización de BOARD, Coca-Cola tenía que lidiar con hojas de cálculo Excel y bases de datos Access vinculadas entre sí, lo que no siempre permitía el acceso a la información por parte de múltiples usuarios. Así, los diferentes equipos y directivos tenían que comunicarse entre sí periódicamente para mantenerse coordinados. Todo el mundo, desde el director financiero al responsable de SCM o los responsables de control de gestión, planta y departamento necesitaban llamarse unos a otros cada mes y preguntar a las personas encargadas de un determinado proceso de planificación si seguían trabajando en sus números o si los valores existentes eran fiables y, seguidamente, seleccionarlos para pasar al siguiente paso de la jerarquía.

Lamentablemente, la mayoría de las veces, después de preparar los estados financieros o la previsión, cerrar el ciclo y pensar que todo era correcto, al mes siguiente nos dábamos cuenta de que las cifras cambiaban porque alguien, en algún sitio, en algún plan, había cambiado un número con el consiguiente impacto en todo lo demás”, cuenta Evstatiev. “En cambio hoy — continúa —, gracias al cockpit de seguimiento de estado de BOARD, podemos monitorizar en todo momento cómo va la planificación, quién sigue trabajando, quién ha terminado y quién ha sufrido algún retraso durante el proceso.

La “madre de todos los botones”: consolidación con un simple clic

Históricamente, Coca-Cola European Partners ha participado en numerosas fusiones y adquisiciones en las que cada entidad tenía su propia cultura y traía su propia forma de planificar, así como sus propias métricas, lógicas y metodologías. A través de BOARD, la empresa puede llevar a cabo una consolidación automática y completa de todos los países y asegurar así la coherencia de los datos, además de obtener una visión exhaustiva de los resultados financieros y operativos. Dentro de BOARD, los equipos de Coca-Cola tienen un botón rojo que dice “aprobar todo”:

Llamamos a ese botoncito rojo ‘la madre de todos los botones’ porque nos permite consolidar todo en una fracción de segundo. Sí, la consolidación puede realizarse con un solo botón. Sí, la consolidación puede realizare para las 48 plantas de producción y los 85 almacenes. Al principio era muy escéptico, pero puedo asegurar ¡que funciona!”, exclama Evstatiev.

BOARD permite al grupo llevar a cabo operaciones de análisis, planificación y simulación dentro de un mismo entorno dotado de una lógica uniforme, y analiza y genera informes con los mismos conjuntos de datos y de la misma manera en toda la organización. De hecho, al aprovechar las ventajas de la plataforma BOARD, Coca-Cola European Partners han conseguido la estandarización y centralización de los datos, lo que, a su vez, ha mejorado el centro de servicios compartidos y un centro de excelencia situado en Bulgaria que es responsable de todas las operaciones de carga e introducción de datos. Desde este centro se puede controlar todo el proceso de planificación estándar, así como cualquier análisis y generación de informes, desde una sola ubicación para todos los países en los que opera Coca-Cola European Partners.

En el interior: transparencia de datos

Tras un breve plazo de desarrollo, BOARD ha proporcionado a Coca-Cola European Partners una combinación eficaz de automatización y estandarización gracias a un entorno unificado de análisis, informes, planificación y generación automática de previsiones. Ha sido una revolución digital conseguida gracias a la alianza de una serie de principios metodológicos y una tecnología extraordinaria.

Según explica Evstatiev,“Una sola aplicación no puede iniciar una revolución, sino la combinación de todas las aplicaciones que hemos desarrollado en la plataforma BOARD, además de su arquitectura, que integra las funciones de BI y EPM, su flexibilidad y su interfaz de usuario avanzada. BOARD nos ha dado la eficiencia que todo el mundo estaba buscando y que la dirección quería ver en todo el proceso de planificación”.

Pero este tipo de proyecto no podría haber tenido éxito sin una base sólida sustentada en la calidad de los datos: optimización, eficiencia, digitalización y automatización son solo la punta del iceberg. Bajo la superficie hay otras ventajas que es preciso considerar, como la transparencia de los datos a lo largo de todo el proceso de toma de decisiones:

“Cuando digo que BOARD asegura la disponibilidad e integridad de los datos de nuestra compañía, no me refiero solo a la idea tradicional de que, si los datos introducidos son erróneos, los resultados también lo serán (GIGO), sino más bien a la capacidad de dotar a la organización de un proceso sostenible que proporcione datos de buena calidad en el momento oportuno”, explica Ivan Evstatiev.

Cómo involucrar a todos los miembros de la empresa para impulsar el cambio: facilitando el uso y la comunicación

Cuando se introduce un cambio importante en una organización, es fundamental involucrar de forma activa a todos los afectados. De esta forma, la implementación tendrá más probabilidades de triunfar y será bien acogida por los miembros de los distintos departamentos y jerarquías. Como subraya Evstatiev, “necesitas saber que tu gente será capaz de implementar semejante transformación con rapidez y siguiendo las mismas líneas estratégicas. Absolutamente todos los implicados de la compañía tienen que estar alineados con los objetivos de la dirección… de lo contrario, puedes encontrar obstáculos enormes por el camino”.

Aparte del soporte técnico recibido durante la gestión del proyecto, la facilidad de uso y la flexibilidad de la plataforma BOARD han ayudado a Coca-Cola European Partners a adoptar la nueva solución de forma eficaz y sin sobresaltos. Desde la perspectiva del usuario final, la integración de BOARD con Excel y el resto del paquete Microsoft Office (normalmente involucrados en cualquier función financiera) ha hecho la adopción mucho más fácil. Además, ahora el propio departamento financiero mantiene directamente las aplicaciones que utiliza, de manera que es independiente del departamento de TI. 

A esto se añade que la funcionalidad del flujo de trabajo integrado de BOARD ha mejorado la visibilidad entre los empleados y la alta dirección de Coca-Cola Company, dentro de cada país y a nivel europeo. Desde la misma plataforma, la compañía puede supervisar cualquier planta de producción, almacén, proceso logístico y operación relacionada con sus productos en cada país. Y en esa misma plataforma, la dirección de la empresa puede controlar el informe de progreso de todos los planes y las previsiones procedentes de todos los países europeos. La combinación eficaz de vista detallada y visión global que proporciona la solución se traduce en una mejor adopción por parte de los usuarios y satisface la necesidad de la dirección de mantener un estrecho control sobre la actividad de sus plantillas.

Los miembros de la compañía también han valorado el rendimiento técnico de BOARD, incluida su velocidad y la facilidad de uso de la plataforma en la nube. “Tenemos un montón de equipos centrales y locales, y todos pueden reconocer las ventajas de BOARD para la compañía”, comenta Evstatiev. Ahora todos los usuarios están integrados en la misma plataforma: “Gracias a BOARD, podemos abordar todo el conjunto de la planificación, no solo una parte, no solo los informes mensuales y ese tipo de información. Absolutamente cada usuario que tiene un papel en el ciclo de planificación utiliza activamente la plataforma BOARD. Esto nos permite facilitar la comunicación en toda la organización para impulsar el cambio de forma efectiva”, concluye Evstatiev.


The content and views discussed in this case study represent the information shared by Coca-Cola European Partners during the BOARDVille event on Monday 14th May 2018.