Case Study

ZF Friedrichshafen AG – Case Study

Eine zuverlässige und flexible Lösung, die sich an die raschen Änderungen anpasst, die das innovative Geschäft mit sich bringt.

Das Unternehmen

ZF ist ein weltweit führender Technologiekonzern in der Antriebs- und Fahrwerktechnik sowie der aktiven und passiven Sicherheitstechnik. Das Unternehmen ist mit 137.000 Mitarbeitern an rund 230 Standorten in nahezu 40 Ländern vertreten. Im Jahr 2016 hat ZF einen Umsatz von 35,2 Milliarden Euro erzielt. Um auch künftig mit innovativen Produkten erfolgreich zu sein, wendet ZF jährlich etwa sechs Prozent des Umsatzes für Forschung und Entwicklung auf. ZF zählt zu den weltweit größten Automobilzulieferern.

 

Die Herausforderung

Ein Reporting System für alle Divisionen und Querschnittsfunktionen!

Wie vereinheitlicht man das Reporting einer Matrix-Organisation von sieben Geschäftsbereichen und zahlreichen Querschnittsfunktionen? Dieser anspruchsvollen Herausforderung sah sich das Projektteam von ZF gegenüber, als der Vorstand im Jahr 2013 beschlossen hatte, ein einheitliches Reporting einzuführen und ein Management Information System (MIS) für das ZF Management aufzusetzen.

Der bisherige Reportingprozess war in die Jahre gekommen und erfüllte nicht mehr die Ansprüche eines innovativen und international ausgerichteten Hightech-Unternehmens wie ZF: Die verschiedenen Bereiche zogen die Daten aus SAP in Excel-Datenblätter und erstellten darin mit hohem manuellen Aufwand ihre Reports. Jeder Report war folglich bereichsspezifisch gestaltet, mit unterschiedlichen Kennzahlen und unterschiedlichem Layout. Die Excel-Reports gingen dann per E-Mail an einen definierten Empfängerkreis. Das erschwerte die Auswertbarkeit und Vergleichbarkeit der Daten. Querverbindungen waren garnicht oder nur mit hohem Aufwand herzustellen.

Daher standen die wichtigsten Anforderungen an ein neues System schnell fest:

  • Ein Single Point of Truth (SpOT), um die Datenqualität sicherzustellen
  • Einfache Nutzung der neuen Lösung, um Akzeptanz bei Mitarbeitern und beim Management zu erreichen
  • Einheitliches Layout und einheitlicher Inhalt, um die Vergleichbarkeit herzustellen
  • Wechsel vom Push- in den Pull-Modus, d.h. die Reports werden nicht mehr per E-Mail versendet, sondern liegen zentral ab und können bei Bedarf abgerufen werden

 

Eine weitere kritische Anforderung an das Zielsystem war eine starke und zuverlässige Autorisierung. Dazu musste ein umfangreiches Rollen- und Rechtekonzept umgesetzt werden, um den Zugriff auf die Daten zu steuern. Mitarbeiter sollten zum Beispiel nur auf die Daten zugreifen, die die von ihnen betreuten Kunden betreffen.

Das ZF Projektteam nutzte die erste Konzeptphase des Projektes, die etwa ein Jahr dauerte, um die KPIs zu definieren, die in Zukunft reported werden sollten. Außerdem wurde ein Styleguide für die Reports und Dashboards erstellt. Dabei kombinierten sie den International Business Communication Standard (IBCS) mit dem Corporate Design von ZF, um in Zukunft ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten.

Am Ende der Konzeptphase war klar, was gebraucht wurde: Eine zuverlässige und flexible Lösung, die sich an die raschen Änderungen anpasst, die das innovative Geschäft von ZF mit sich bringt.

 

Die Lösung

Im Laufe des Projektes wurden von ZF etwa 60 verschiedenen BI-Tools angeschaut und bewertet. Am Ende fiel die Wahl auf Board. Der Proof of Concept (PoC) von Board überzeugte das ZF-Team ebenso, wie die enge Zusammenarbeit mit dem Board-Team. Das Board-Team nahm sich der anstehenden Herausforderungen an und sorgte dafür, dass es schnelle und kreative Lösungen auch für die Anforderungen gab, die nicht „Out-of-the-Box“ zu realisieren waren. Der kurze Weg zur Entwicklungsmannschaft von Board half dabei, schnell die hohen Ansprüche von ZF zu erfüllen oder neue Funktionen zu entwickeln. So wurde z.B. innerhalb von nur zwei Monaten ein Corporate Identity Designer entwickelt, der es einfach macht, die umfangreichen Design-Anforderungen an das Reporting-System umzusetzen.

Die Umstellung auf das neue Reporting System erfolgte Step-by-Step in einem agilen Prozess. Nicht alle Geschäftsbereiche und Querschnittsfunktionen wurden gleichzeitig umgestellt. Auf diese Weise konnten weitere Anforderungen aus der Praxis immer wieder in das Projekt einfließen und die Lösung perfekt an die tatsächlichen Bedürfnisse für ein effizientes Reporting angepasst werden. So ergab sich die Anforderung, Zahlen und Kommentare auf einer Seite im Dashboard zu kombinieren. Auf diese Weise können die Experten die Zahlen für alle sichtbar kommentieren oder sogar komplette Office-Dateien hinzufügen, um den Kontext zu verdeutlichen. Das macht das Reporting in Zukunft noch einfacher und aussagekräftiger.

Am Ende entsteht so eine komplette Anwendung mit einer intuitiven Navigation, die sich zudem automatisch an die Rechte und Rollen des Benutzers anpasst. Navigationselemente zu Funktionen und Daten, zu denen der Nutzer keinen Zugang hat, werden gar nicht erst angezeigt.

Alle für das Reporting benötigten Daten werden einfach und zuverlässig durch einen Konnektor aus dem Business Warehouse des SAP Systems in die Board Datenbank geladen. In den Planungsapplikationen (Operational Planning & Strategic Planning) von Board werden darüber hinaus Daten von Board in das SAP BW zurückgeladen. ZF hat sich dazu entschlossen, Daten von Board in SAP zurückzuschreiben, um damit einen gesamthaften, einheitlichen Datenstand (SpoT) zu schaffen.

Zur Auswertung und Präsentation der Daten gibt es derzeit sieben verschiedene Anwendungen:

  • Managed Information System (MIS)
  • Strategic Planning
  • Operational Planning
  • IFRS & HGB Notes (Financial Statement)
  • Commentary (Liquidity)
  • Tax (Tax Reporting)
  • Profit Walk (Operative & Monthly Closing)

 

Insgesamt greifen weltweit etwa 1200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf das Tool und die Daten zu, inklusive des gesamten Managements. Klar, dass dabei die einfache Nutzung des Systems extrem wichtig ist, um die Akzeptanz für die Reporting-Lösung sicherzustellen. Nur wenn Funktionen intuitiv und einfach zu bedienen sind, sind die Nutzer bereit, ihr gewohntes Tool zu Gunsten einer neuen Lösung abzulösen.

Zur großen Akzeptanz des Systems trägt auch der Storytelling-Ansatz bei, eine Innovation, die Board für ihr Reporting-System entwickelt hat. Über vordefinierte Stories lassen sich die Daten so präsentieren, dass sie leicht zu verstehen und zu interpretieren sind. Diese Funktion soll ab 2018 bei ZF zum Einsatz kommen.

 

Der Kundennutzen

Mit dem neuen System hat ZF einen Reportingprozess eingeführt, der State-of-the-Art ist und hervorragend zu einem dynamischen Unternehmen wie ZF passt. Das System erlaubt es, die Reports auf einem Tablet oder einem Rechner statt auf Papier anzuschauen und auszuwerten. Aus dem vormaligen Push-Prozess, bei dem die Bereiche ihre Reports per E-Mail versendeten, ist ein Pull-Prozess geworden, bei dem die Verantwortlichen jederzeit auf die zentral vorgehaltenen Daten zugreifen können. Die Vereinheitlichung von Layout und Inhalten führte dazu, dass Daten schneller und einfacher vergleichbar sind.

Das Board-System ist so flexibel, dass es sich sehr an die Nachfrage im Unternehmen anpassen lässt. Mittels eines Statistik-Tools wird die Nutzung der Screens ausgewertet. Nicht genutzte Screens können dadurch entfernt, viel genutzte Screens prominenter dargestellt werden.

Die Drill-Down-Möglichkeiten erlauben es dem Management, ausgehend von den reporteten KPIs, beliebig in die Details zu gehen, passende Kommentare unterstützen die Entscheidungsfindung. Die Navigation beim Drill-Down ändert sich, je nachdem welche Daten verfügbar sind.

 

Videointerview mit Armin Ohlinger - Head of Management Information Governance bei ZF Friedrichshafen AG