Präzise Analysen und schnelle Berichte mit BOARD: Umfangreiches und flexibel erweiterbares BI-Tool zur Unterstützung der Wachstumspläne bei Transline.

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Präzise Analysen und schnelle Berichte mit BOARD: Umfangreiches und flexibel erweiterbares BI-Tool zur Unterstützung der Wachstumspläne bei Transline.

Die Transline Gruppe GmbH hat sich mit der Business-Intelligence-Lösung (BI) von BOARD für eine einheitliche Plattform für umfassende Auswertungs-, Konsolidierungs- und Planungs- sowie Reportingaufgaben entschieden. Der BOARD-Implementierungspartner AIOS (http://www.aios-solutions.de) gestaltete für und mit dem Unternehmen eine individualisierte Lösung für breite Analysen von Auftrags- und Kundendaten, eine integrierte Planungslösung sowie die Konsolidierung von Ist- und Planfinanzdaten, ergänzt um ein individuelles Reporting in verschiedener Granularität.

 

Das Unternehmen
Die Transline Gruppe GmbH ist ein 1986 gegründetes Unternehmen. Mit einem Umsatz von rund 12 Mio. Euro und 100 Mitarbeitern zählt es zu den größten deutschen Übersetzungsdienstleistern. Technisch anspruchsvolle Produkte gehören zum Spezialgebiet, aber auch Marketing- oder sonstige Texte werden in der jeweiligen Landes- oder gar Regionalsprache verfasst. Insgesamt 160 Sprachen kann das Unternehmen in der baden-württembergischen Industriestadt Reutlingen bedienen. Zur Transline Unternehmensgruppe gehören neben der Muttergesellschaft Transline Gruppe GmbH zwei in Deutschland ansässige operative Unternehmen, die Transline Deutschland Dr.-Ing. Sturz GmbH und die Transline Patentübersetzungen GmbH sowie das französische Unternehmen Transline Europe SARL.

 

Die Herausforderung: Flexibel erweiterbares BI-Tool als Antwort für einen umfassenden Anforderungskatalog
Ausgangspunkt für die vollzogene Veränderung in der Finanzdatenerzeugung und -berichterstattung ist die Absicht, Größe und Profitabilität der Transline Unternehmensgruppe über Unternehmensakquisitionen zügig zu steigern. Transline nutzt seit langem die DATEV-Standardsoftware für Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung sowie MS Excel für Planung und Reporting. Die französische Tochtergesellschaft verwendet eine abweichende Software für die Finanzbuchhaltung. Daneben wird die branchentypische Auftragsverwaltungssoftware DOCHOUSE eingesetzt. Da keine übergreifende IT-Plattform zur Zusammenstellung der Daten und zur Unterstützung z.B. der Planungsprozesse eingesetzt wurde, mussten die Daten manuell zusammengeführt und zum Teil noch bearbeitet werden. Dies bedeutete einen erheblichen Arbeits- und Zeitaufwand.

Die folgenden Bereiche sollten daher mit einer einheitlichen Lösung adressiert werden:

  • Reporting von Finanzdaten
  • Konsolidierung von Finanzdaten
  • Umfassende Planung inklusive Bilanz- und Cashflow-Prognosen
  • Auswertungen des Auftragswesens
  • Auswertungen von Kundeninformationen

 

Zielvorgabe war es, ein enger getaktetes, schnelleres sowie umfangreicheres Finanzdaten-Reporting zu ermöglichen und den Berichtsumfang um Auftragseingangs-, Bestands- und Kundeninformationen sowie Konzernfinanzdaten zu erweitern. Transline benötigte daher erstmals eine unterjährige Konsolidierung von Ist-Finanzdaten, die Erweiterung der Erfolgsplanung um Bilanz- und Cash-Flow-Planungen sowie deren Konsolidierung. Außerdem sollte eine an die Bedürfnisse von Transline individuell angepasste Forecast-Lösung implementiert werden.

 

„Vor dem Hintergrund unserer Wachstumspläne suchten wir nach einer IT-Lösung die erweiterbar und möglichst flexibel ist“, erklärt Dr. Wolfgang Sturz, Geschäftsführer der Transline GmbH. „Es war uns wichtig eine Lösung auszuwählen mit der wir zukünftig auch weitere Aufgabenpakete abbilden können – auch solche, die wir zu Beginn noch nicht abschließend definiert hatten.“

 

Die BOARD-Lösung: Analyse, Planung und Konsolidierung aus einer Hand
Als „das IT-Werkzeug“ mit der umfangreichsten Problemlösungskompetenz wurde die Business-Intelligence-Software BOARD ausgewählt. BOARD überzeugte, da sich die individuellen Anforderungen von Transline damit schnell umsetzen ließen und es viel Gestaltungsspielraum bietet. Mit Unterstützung des BOARD-Partners AIOS Solutions, der über einschlägige Branchenkenntnisse sowie umfangreiche Erfahrungen in der Konzernrechnungslegung und integrierten Erfolgs-, Finanz- und Bilanzplanung verfügt, wurden zunächst die Daten aus den Vorsystemen gesichtet und aufbereitet.

AIOS Solutions implementierte dazu die Schnittstellen zu DATEV für den Import der Finanzdaten, die von der französischen Niederlassung bereitgestellt wurden. So konnte eine homogene Datenbasis für die Konsolidierung der Ist-Finanzdaten sowie die Finanzberichterstattung hergestellt werden. Im nächsten Schritt wurden die Lösungspakete, beginnend mit der Konsolidierung der Ist-Finanzdaten, implementiert und zugleich die erste Datenzusammenführung fachlich begleitet. So können inzwischen aus dem Buchungsstoff die GuV und die Bilanz unternehmensübergreifend in BOARD erstellt werden.

BOARD wurde auch für die Planung eingerichtet, die jetzt direkt in der BI-Plattform möglich ist. So konnte Excel in diesem Bereich komplett durch das BI-Tool ersetzt werden. Zusätzlich erstellte AIOS Solutions für das Unternehmen eine Lösung zur Auswertung von Auftrags-, Bestands- und Kundeninformationen in BOARD. Aus DOCHOUSE werden die dazu notwendigen Daten exportiert, in BOARD automatisiert eingelesen und für Analyse und Reporting verfügbar gemacht. Mit Hilfe der in BOARD bereitgestellten Auftrags-, Bestands- und Kundendaten kann Transline schnell und einfach umfassende Vergleichsanalysen oder Rankings vornehmen und so Planabweichungen schneller erkennen.

 

Der Kundennutzen: Analytische Stärke und hohe Reaktionsgeschwindigkeit mit BI
Mit der Implementierung von BOARD hat Transline eine individuell zugeschnittene Lösung für die Aufstellung von Ist- sowie integrierten Plan-Konzernfinanzdaten eingeführt. Die bisher auf Umsatz und EBIT fokussierten Analysen nach Gesellschaften wurden um Konzerndaten- und Zahlungsstrom-Betrachtungen erweitert. Die Daten sind jeweils als Plan- und Ist-Daten in einer Plattform verfügbar, so dass beliebige Darstellungen und Vergleiche als Grundlage für verschiedenste Analysen möglich sind. Auch Ad-hoc-Analysen sind seit der BI-Implementierung kein Problem mehr.

 

„Mit der Implementierung von BOARD können wir steuerungsrelevante Informationen wie zum Beispiel Auftragseingänge oder Auftragsbestand aus unseren verschiedenen Vorsystemen in einem Cockpit zusammengeführt einsehen, neu kombinieren und auswerten“, so Dr. Wolfgang Sturz. „Durch die einfache, intuitive Bedienung haben wir zudem zum Teil massive Zeitersparnisse bei der Datengenerierung und Datenverarbeitung erreicht.“