Case Study

Spiele Max

Das Unternehmen

Die SPIELE MAX AG gehört zu den führenden Filialisten für Babyausstattung, Mode und Spielwaren. Das Unternehmen pflegt die Philosophie „Maxi-Auswahl“ zu garantierten „Mini-Preisen“. Diesem Leitgedanken folgend führt SPIELE MAX in 13 Bundesländern mit 30.000 Artikeln ein großes Warensortiment in über 55 Filialen. Mit dem erfolgreichen Konzept und den über 820 Fachverkäufern wächst das Unternehmen seit Jahren deutlich über dem Branchendurchschnitt.

 

Die Herausforderung

Um die manuelle Planung in Excel abzulösen und die zentrale Planung um neue Bereiche zu erweitern, entschied sich SPIELE MAX Anfang 2014 künftig ein flexibles Planungstool einzusetzen. Bisher planten Geschäftsleitung, Vertrieb, Einkauf und die Abteilung Planning & Allocation ausschließlich in vorbereiteten Excel-Sheets. Die Zusammenführung der Planergebnisse zog sich über Wochen und Monate: Final waren diese nicht mehr aktuell. Ad hoc-Updates der Planung gestalteten sich zusätzlich als mehrwöchige Aufgabe, was den Begriff ad hoc ad absurdum führte. Das Einsammeln und Aufsetzen der Planung war insgesamt als fehleranfällig, zeitaufwendig, intransparent und am Ende veraltet zu beurteilen. So war für alle Beteiligten der Planungslauf unbefriedigend.

SPIELE MAX wünschte neben der zentralen Top-Down-Planung für die Geschäftsleitung, einer Vertriebsplanung sowie Einkaufsplanung, auch die Einführung einer Limitplanung inklusive rollierendem Forecast, Bestandsplanung sowie eine unterstützende Komponente für die Cashflowplanung. Die komplette Planung sollte außerdem künftig mit dem neuen Tool einem neu definierten workflowgestützten Planungsprozess folgen.

Technisch entschied sich das Unternehmen für eine Kombination aus Microsoft SQL Server als Datawarehouse und dem All In One-Toolkit Board, welches sich insbesondere durch die Planungsstärke für die Anforderungen von SPIELE MAX eignete. Fachlich überzeugte SDG durch ausgeprägte Planungs- und Prozess-Expertise. Darüber hinaus verfügt SDG über umfangreiche Projekterfahrung im Handel.

 

Die Board-Lösung

Mit einer straffen Zeitvorgabe realisierte das Projektteam, bestehend aus SPIELE MAX-Mitarbeitern und SDG-Beratern, eine umfassende Planungs- und Prognoselösung in nur acht Wochen. Zunächst entwarf SDG einen Planungsprozess entlang der relevanten Fachbereiche (Geschäftsleitung, Einkauf, Vertrieb, Planning & Allocation, Finanzen) mit Hilfe der am Heinz Nixdorf Institut entwickelten Methode OMEGA (Objektorientierte Methode zur Geschäftsprozessmodellierung und -analyse).

Während der anschließenden Workshops spezifizierte das Projektteam sukzessive die Details. Sobald einzelne Schritte des Prozesses definiert waren, begannen die SDG-Berater bereits mit der Lösungsrealisierung sowohl im Datawarehouse als auch in Board. Die direkte Umsetzung sparte nicht nur Zeit, sondern zeigte auch zeitnah mögliche Lücken oder Stolpersteine innerhalb des Prozesses auf, welche vermieden oder umgehend beseitigt werden konnten.

Der neue Planungsprozess inklusive Workflow beinhaltet mehrere Teilpläne, die entweder aufeinander folgen oder parallel durchgeführt und final zusammengeführt werden. Alle Teilpläne sind darüber hinaus mit einem an das Business angepassten Workflow hinterlegt, in dem Board die Funktionen annehmen, sperren und freigeben unterstützt.

Zunächst plant die Geschäftsleitung den Umsatz, Rohertrag und Höchstbestandswert in einer Top- Down-Planung. Dies geschieht auf aggregierten Ebenen wie Warengruppe (zum Beispiel Baby). Diese Planung dient als Basis für die Einkaufsplanung, Vertriebsplanung ebenso wie für die granulare Tagesplanung. Die Top-Down-Vorgaben werden je nach hinterlegter Rechenlogik verteilt und dienen als Vorschlagswerte, die flexibel angepasst werden können. Alle Fachbereiche können einerseits eine Budgetplanung für das folgende Geschäftsjahr und andererseits einen Forecast für das laufende Geschäftsjahr erstellen.

Der Einkauf plant im ersten Schritt ca. 180 Unterwarengruppen (zum Beispiel Kinderwagen aus der Kategorie Baby), die 30.000 Artikel umfassen. Danach ordnet die Lösung anhand von historischen
Daten die Unterwarengruppen anteilig den jeweiligen Lieferanten automatisch zu. Vereinfacht gesagt: Mit welchen Unterwarengruppen und welchen Lieferanten plant der Einkauf die Umsatzziele zu erreichen? Somit übernimmt der Einkauf die detaillierte Sortimentsplanung.

Die Vertriebsplanung erfolgt durch die Gebietsvertriebsleiter. Hier wird der Umsatz nach Filiale und nach Warengruppen prognostiziert. Parallel plant die Abteilung Planning & Allocation Umsatz und Rohertrag: Mehrstufige Berechnungsschleifen stellen sicher, dass Besonderheiten des Wochentags, das genaue Datum des Monats sowie Ausreißer berücksichtigt werden. Dennoch kann der Planer individuelle Anpassungen an den Vorschlagswerten vornehmen, beispielsweise im Fall von Brückentagen oder bei zeitpunktorientierten Marketing-Aktionen.

Final werden die Bottom-Up-Teilpläne zusammengeführt. Das Ergebnis wird dem Top-Down-Plan gegenübergestellt und durch die Geschäftsleitung verabschiedet. Mit diesem Vorgehen optimiert die Lösung das klassische Gegenstromverfahren, indem die Top-Down-Werte als Grundlage für die Bottom-Up-Planung verwendet werden. Massiven Abweichungen wird so vorgebeugt, was umfangreiche Abstimmungsrunden unnötig macht.

Zusätzlich implementierten die SDG-Berater eine umfassende Limitplanung inklusive eines rollierenden Forecasts. Hier werden die maximalen Budgets pro Woche und pro Lieferant errechnet, um die Bestandswerte unter Einbezug der Ist-Absätze und Ist-Lagerwerte bedarfsgerecht aufzufüllen. Darüber hinaus werden mit Hilfe des Limitplans sämtliche Zahlungsflüsse unter Berücksichtigung der individuellen Zahlungsbedingungen errechnet.

Der tagesaktuelle rollierende Limitforecast prognostiziert die Entwicklung der Limits für 18 Wochen im Voraus. Die Prognose erfolgt anhand eines Vier-Wochen-Trends auf Lieferantenebene inklusive der berechneten und realen Zahlungsflüsse. So können die Einkäufer auf Anhieb sehen, welche Unterwarengruppen sich wie entwickeln. Die Ergebnisse werden über das Datawarehouse an LucaNet, ein spezielles Finanzplanungs- und Konsolidierungstool, übergeben und für die separate manuelle Cashflowplanung im Finanzbereich bereitgestellt.

Neben der reinen Planung ist es möglich innerhalb der Lösung sämtliche Teilpläne in Szenarios (u.a. best case, worst case) zu überführen. So können unter Einbezug verschiedenster Faktoren (zum Beispiel neue Filialen, Umsatzanpassung, Schwerpunktverlagerung zwischen Warengruppen usw.) Alternativen zum Plan beispielsweise ad hoc während eines Meetings abgebildet werden.

Nach einer kurzen Testphase sowie Schulung der Key-User ging die integrierte Planungs- und Prognoselösung pünktlich zum vereinbarten Termin in den Live-Betrieb. Eine hohe Systemakzeptanz und Anwenderzufriedenheit, durch die konsequente Ausrichtung der individuellen Lösung am Business verbunden mit der intuitiven, MS Office-ähnlichen Bedienung von Board, führte bereits dazu, den Ausbau der Lösung zu diskutieren. So ist die Integration der Cashflowplanung eine mögliche Erweiterung.

 

Der Kundennutzen

Mit der neuen automatisierten und integrierten Planungs- und Prognoselösung hat SPIELE MAX den gesamten Planungsprozess nicht nur erheblich beschleunigt, sondern um ein Vielfaches erweitert und für die Anwender enorm vereinfacht. Und das mit erhöhter Planungsgüte durch den Wegfall manueller Zusammenführung und Datenaufbereitung.

Eine konsequente Ausrichtung an den Bedürfnissen der Fachabteilungen inklusive Berechtigungskonzept, der integrative Ansatz über alle Bereiche hinweg sowie ein definierter Planungsprozess und hinterlegte Workflows tragen zu einer hohen Verbindlichkeit und Transparenz der Planung bei. Das unternehmensweit gestärkte Verständnis für den kompletten Planungsprozess, der zu Projektbeginn visuell von SDG erarbeitet wurde, trägt signifikant zur Planungsqualität bei.

Die vormals mehrwöchigen Planaktualisierungen lassen sich heute in kürzester Zeit umsetzen. Ad hoc-Forecasts in allen Fachbereichen sind in wenigen Minuten erstellt. Durch die Verbindung von Board, dem Datawarehouse und LucaNet, lässt sich eine kurzfristige Analyse der Liquidität im Finanzbereich darstellen. Zusätzlich können die Planer Szenarios unkompliziert durchspielen und der Geschäftsleitung als zuverlässige Entscheidungsgrundlage zur Verfügung stellen.

Die Limitplanung, oder vielmehr der rollierende Limitforecast, sorgt für optimale Bestände sowohl im Lager als auch in den Filialen. Dies stellt bedarfsgerechte Verfügbarkeiten sicher und minimiert Restbestände sowie Lager-/Ladenhüter. Die dadurch gesenkte Kapitalbindung bei gleichzeitig guter Warenverfügbarkeit trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei.

Durch die jetzige Transparenz hinsichtlich der Zahlungsflüsse in Verbindung mit den jeweiligen Konditionen, ist eine permanente Evaluierung von Fremdkapitalnutzung möglich. Auch hierdurch wird ein wichtiger Beitrag zum Unternehmenserfolg geleistet.
 

„Mit der von SDG entwickelten integrierten Planungs- und Prognoseapplikation auf Basis von Board und dem Microsoft SQL Server haben wir unseren stetigen Kampf mit den Grenzen von Excel hinter uns gelassen. Kurzfristige Anforderungen der Geschäftsführung, betreffend der Planung, sind dank der neuen Lösung nun auch zeitnah umsetzbar und ermöglichen so eine detailliertere und genauere Vorausschau auf die zukünftigen Herausforderungen. Besonders der darauf aufbauende rollierende Limitforecast zur Steuerung der Einkaufsvolumina erhöht nicht nur die Transparenz, sondern liefert auch Daten über zukünftige Zahlungsabflüsse aus dem Wareneinkauf, welche in dieser Form bisher nicht möglich, aber notwendig waren. Wir sind davon überzeugt, dass wir mit der neuen Lösung einen soliden aber dennoch flexiblen Grundstein gelegt haben, um künftig auch weitere Anwendungsbereiche einzubeziehen“, berichtet Torsten Dittrich, Leiter Planning & Allocation bei SPIELE MAX