Case Study

PROTEGO® – Case Study

Weiterentwicklung im Reporting und Optimierung von Controlling- und Planungsprozessen

Das Unternehmen

Die Braunschweiger Flammenfilter GmbH ist ein internationales Unternehmen des Armaturenbaus mit über 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an mehreren Standorten rund um den Globus. Unter der weltweit bekannten sowie geschützten Marke PROTEGO® fertigt und vertreibt das Unternehmen Sicherheitsarmaturen und Apparate für den verfahrenstechnischen Anlagenbau, die Mineralöl-, Chemie- und pharmazeutische Industrie sowie die Bioenergiegewinnung. Das Familienunternehmen ist in seinem Spezialgebiet Weltmarkt- und Technologieführer.


Die Herausforderung

Vor einigen Jahren basierte das Controlling bei PROTEGO® noch komplett auf Excel. „Wir erhielten von unserer IT-Abteilung Excel-Tabellen mit mehreren hunderttausend Zeilen und erstellten daraus manuell Reports und verschickten diese per E-Mail“, erinnert sich Jörn Constabel, Experte für Kostenrechnung und Business Intelligence aus dem zentralen Controlling der PROTEGO® Gruppe. “PROTEGO® ist über die vergangenen Jahre insbesondere international stark gewachsen – und damit auch die Anforderung nach mehr Transparenz. Es hat sich schnell abgezeichnet, dass unser Reporting auf diese Weise nicht effizient ist und sich die Datenmengen in Excel bald nicht mehr verarbeiten lassen würden.“

Um das Problem zu lösen, wurde ein Data Warehouse aufgebaut, welches die Berichtsdaten zur Verfügung stellen sollte. Mit Hilfe von SAP Crystal Reports und Business Objects wurden dann die Berichte als PDF- oder Excel-Datei generiert und regelmäßig per E-Mail versendet. Zunächst war das eine praktikable Lösung, denn alle Fachbereiche wurden so mit den Berichten versorgt.

Allerdings kam immer häufiger der Wunsch auf, mit wenigen Mausklicks weitere Details zu den angezeigten Kennzahlen einsehen zu können. Tatsächlich konnten Funktionen wie Dashboarding, Drill-Downs, Drill-Throughs und Self-Service den Anwendern nicht zur Verfügung gestellt werden. Auf Grund dessen wurden immer mehr Dateien mit Detaillisten zu bestehenden Reports erstellt. So wurden schließlich unzählige E-Mails monatlich, teils automatisiert, an die verschiedenen Mitarbeiter verschickt.

„Die Masse an E-Mails war das eine Problem. Aufgrund unseres weltweiten Wachstums, des Ausbaus unseres Prozessmanagements und der kontinuierlichen Effizienzsteigerung wuchsen allerdings auch die Anforderungen an die Geschäftsplanung“, erklärt Jörn Constabel.

Am Planungsprozess sind bei PROTEGO® 13 Tochtergesellschaften und 40 Kostenstellenverantwortliche in der Zentrale beteiligt, die jeweils mindestens vier Excel-Tabellen mit Planungsdaten per E-Mail verschickten. Diese mussten jeweils geprüft, korrigiert und letztendlich zusammengeführt werden – wiederum in Excel.

Die meiste Zeit waren wir bei der Planung mit dem Kopieren von Daten, der Verprobung und der Suche nach eventuellen Fehlern beschäftigt“, beschreibt Svenja Wehrmaker, Expertin für Planung- und Konzernreporting bei PROTEGO® die damalige Situation. „Uns war klar, dass wir bei dem Wachstum, welches sich die PROTEGO® Gruppe vorgenommen hatte, mit dem Reporting und der Planung so bald nicht mehr hinterherkommen würden.“

„Die Situation ließ uns erkennen, dass wir dringend ein einheitliches System benötigten, mit dem wir möglichst viele Controlling-Prozesse effizienter und sicher bewältigen können. Auch die Geschäftsleitung stand voll hinter dieser Zielvorstellung“, sagt Wehrmaker.


Die Lösung

Das Unternehmen traf die Entscheidung, ein neues BI-Werkzeug einzuführen, das möglichst viel der täglichen Arbeit im Controlling abdeckt und auch für die internen Kunden wie Management, Fachbereiche und Abteilungen einfach zu nutzen ist – egal ob für die Planung oder das Reporting. Die bestehenden BI-Anwendungen sollten durch das neue Werkzeug abgelöst werden.

„Die Wahl fiel auf Board, da diese Plattform im direkten Vergleich mit den Werkzeugen anderer Anbieter technisch am weitesten entwickelt und die Bedienung besonders intuitiv ist. Zudem überzeugte uns die Idee der integrierten All-in-One-Lösung für Analyse, Planung, Reporting und Simulation: Mit Board benötigen wir keine weiteren Module, um z.B. eine Personalplanung im System zu implementieren“, begründet Joachim Wolf, CFO bei PROTEGO® die Software-Auswahl.

„Die Installation von Board war kinderleicht. Wir haben das System eigenständig nach einer kurzen telefonischen Einweisung vom Board-Support eingerichtet“, berichtet Florian Fricke, ERP- und BI-Experte bei PROTEGO® .

Anschließend fand eine zweiwöchige Inhouse-Schulung mit Workshop-Charakter mit dem Controlling-Team und einigen IT-Mitarbeitern statt. Im Rahmen dieser Schulung wurde bereits die Kostenstellenplanung inklusive eines Workflows in Board realisiert und durchgeführt.


Der Kundennutzen

Rückblickend betrachtet, hätte unser BI-Projekt-Team niemals mit einer so schnellen Umsetzung gerechnet. Wir hatten wesentlich mehr Zeit für diesen Projektschritt eingeplant“, stellt Jörn Constabel fest.

Im nächsten Schritt soll das bisherige Reporting komplett in Board abgebildet werden und der weltweite Planungsprozess, der sowohl Finanzen als auch Vertrieb umfasst, ausschließlich in Board durchgeführt werden. „Excel-Tabellen wollen wir in Zukunft in der Planung nicht mehr sehen! Zudem haben wir uns als Ziel gesetzt, künftig keine Berichtsdateien mehr per E-Mail zu verschicken. Die internen Kunden sollen in der Lage sein, sich ihre Informationen jederzeit selbst im System einzuholen“, so Constabel.

„Der Board Web-Client hat bei unserer Geschäftsleitung und unseren Kollegen schnell Gefallen gefunden. Die gesamten PROTEGO® Gruppe kann bald alle Informationen online von überall auf der Welt abrufen. Dazu kommt, dass nur noch aktuelle Daten zur Verfügung stehen. Veraltete Reports, die in irgendwelchen E-Mail-Postfächern schlummern, gibt es in Zukunft nicht mehr.“