MIGROS

Modernes Reporting und Informationscockpit für die Entscheider bei Migros

„BOARD kann alles …“

Das Unternehmen

Migros ist das größte Detailhandelsunternehmen in der Schweiz. Das Unternehmen ist in allen Kantonen, in Liechtenstein sowie in den französischen Departements Ain und Haute-Savoie vertreten. Die BOARD-Lösung wird von der Direktion Handel Digital im Migros Genossenschaftsbund in Zürich eingesetzt. Diese hat eine Konzern-Funktion innerhalb der Migros Gruppe und agiert als projektbezogener Partner vor allem für das Departement Handel im Migros-Verbund. Das Departement Handel fasst seit 2008 zwölf selbständig auftretende Unternehmen zusammen. Die Kern-Kompetenzen der Direktion Handel Digital liegen in den Bereichen Strategie, Online Cross-Channel und CRM.

Die Herausforderung

VON BIG DATA ZU SMALL DATA

Bei Migros sind verschiedene Systemlandschaften im Einsatz, wobei hauptsächlich SAP Systeme genutzt werden. Das gilt auch für die 12 Unternehmen des strategischen Geschäftsfeldes Handel. Bis dato gab es keine regelmäßige, strukturierte Reporting-Schiene im Departement Handel. Die Finanzdaten wurden lediglich zweimonatlich über das SAP Modul BW ins Departement Finanzen angeliefert.

Die Direktion Handel Digital im Migros Genossenschaftsbund in Zürich besteht aus einem Team von elf Mitarbeitern. Eine Person ist dediziert verantwortlich für Controlling & Finance.

Aus diesen Rahmenbedingungen ergaben sich die besonderen qualitativen Anforderungen dieses Projektes:

  • Sicherstellen einer verlässlichen Datenbasis für das Departement Handel
  • Unterstützung bei der Auswertung der Zahlen durch ein System, das eine einzelne Person betreuen und designen kann
  • Einfach zu handhabende Auswertefunktionen, die alle Mitarbeiter des Departement Handel nutzen können

 

Die Umsetzung des Projektes war in zwei Phasen vorgesehen.

Die Phase 1 sollte folgende Ergebnisse bringen:

  • Wöchentliche und monatliche Umsatzmeldung
  • Monatsabschlüsse
  • Monatliche KPIs
  • Forecast

 

Phase 2 umfasste zusätzlich:

  • Einrichten eines integrierten Finanzplan-Prozesses
  • Integration der Unternehmen (Anlieferung/Auswertung)

 

Die Lösung

BOARD nahm sich der Anforderungen von Migros an und lieferte schnell einen Proof of Concept (PoC). In einem zweitägigen Workshop wurde u.a. demonstriert, wie sich die Daten aus den bestehenden Excel Dateien in die offene BOARD Datenbank überführen lassen. Gerade die offene Datenbanklösung interessierte Migros sehr, sorgte gleichzeitig aber auch für eine gewisse Skepsis. Es stellte sich die Frage, ob die Lösung für die Anforderungen einer spezifischen Division in einem ansonsten SAP dominierten Umfeld passt. Doch schon während des Workshops entstanden erste Cubes mit vielen Design- und Auswertemöglichkeiten, die zeigten, dass die BOARD-Lösung die Herausforderungen abdeckt. Auch die Preisgestaltung zeigte sich für das Projekt als passend. Die laufenden Kosten bewegten sich im Budget-Rahmen und die Initialkosten konnten durch Eigenleistungen der Division vermindert werden. Zudem lässt sich das System modular erweitern und sich so an Bedarf und Budget anpassen.

In der Folge wurde das Projekt gemeinsam von BOARD Spezialisten und den fachlichen Experten der Migros Direktion Handel Digital umgesetzt. Während die BOARD Berater die ersten Funktionalitäten und die grafische Umsetzung einrichteten, kümmerten sich die Experten auf Migros-Seite um die Sicherstellung der Datenqualität. Die erste Phase des Projektes wurde innerhalb von 6 Monaten erfolgreich abgeschlossen. Noch während der Umsetzung in den zwei vorgesehenen Phasen wurden die Erfahrungen aus dem laufenden Prozess analysiert und das weitere Vorgehen angepasst. So wurde eine zu stark strategiegetriebene Umsetzung des Projektes zurückgefahren und das Projekt in Richtung einer effizienten und einfachen Nutzung des Systems in der operativen Praxis adaptiert.

Am Ende steht das Ziel, die benötigten Daten aller zwölf Unternehmen des Departement Handel in die BOARD-Lösung zu integrieren und hier zu analysieren. Basis ist die einfache Übernahme der entsprechenden Daten in das System. Die anschließende Aufbereitung der Daten durch BOARD ist gezielt zugeschnitten auf die Prozesse und den Informationsbedarf von Migros Handel Digital und der Unternehmen im Departement Handel. Die damit befassten Mitarbeiter können die erforderlichen KPIs auf einfache Art und Weise konfigurieren und darstellen. Zudem sind die standardisierten Finanzkennzahlen übersichtlich abbildbar. Darauf aufbauend lassen sich leicht Forecasts errechnen und Planwerte ausgeben. In der Zukunft ist es geplant, das System um die Planungsfunktionalitäten zu erweitern.

Der Kundennutzen

In der vorherrschenden SAP Umgebung stellt BOARD eine agile Lösung dar, die schnelle und einfache Analysen ermöglicht und das Reporting deutlich beschleunigt. Die Mitarbeiter, die das BOARD System nutzen und im Self-Service-Modus administrieren, können die Funktionen sehr einfach und ohne vertiefte IT Kenntnisse an ihre Bedürfnisse anpassen und die für sie wichtigen Auswertefunktionen konfigurieren. Das unkomplizierte Arbeiten mit dem System erhöht die Akzeptanz bei den Nutzern. Neue Prozesse lassen sich einfach abbilden, so dass die Funktionen des Systems immer auf die Anforderungen der Nutzer passen. Das spart nicht nur enorm viel Zeit, sondern gewährleistet auch eine einheitliche Qualität und höchste Genauigkeit, weil alle Daten aus einer gemeinsamen Quelle innerhalb der BOARD-Plattform stammen.

BOARD bildet so das Informationscockpit für diesen Bereich. Dies macht es für die Verantwortlichen deutlich komfortabler, ihre Entscheidungen datenbasiert zu treffen.

Oder wie es der Projektleiter von Migros, Raphael Lisser sagt:

„BOARD kann alles, wenn wir wissen, was alles ist!“

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