Case Study

Sogegross – Case Study

Eine einheitliche Lösung für Analyse und Berichterstattung, rollierenden Logistik-Forecast und Lagerbestandsabgleich


Das Unternehmen

Sogegross, ein Unternehmen mit einem Umsatz von über 872 Millionen Euro im Jahr 2017, hat seine Wurzeln in einem gewöhnlichen „Tante-Emma-Laden“ im italienischen Genua der 1920er Jahre.

Nach der Eröffnung des ersten Cash&Carry Marktes im Jahr 1970 wurde Sogegross in etwas mehr als 30 Jahren zu einer der 10 größten Unternehmensgruppen im modernen italienischen Einzelhandel.

Das Unternehmen ist in Mittel- und Norditalien mit mehr als 2.600 Mitarbeitern tätig. Es umfasst vier Marken (Sogegross, Basko, Ekom und Doro) und fünf Vertriebskanäle (Cash & Carry, Supermärkte und Superstores, Lebensmitteldiscount, Franchise-Läden und E-Commerce), von denen jedes ein umfassendes Sortiment anbietet. Zur Gruppe gehören mehr als 260 Einzelhandelsgeschäfte. Eine zentrale Webseite www.basko.it zeigt die aktuellen Angebote und Informationen zu den Märkten.

Das Management der Distributions- und Logistikprozesse für die verschiedenen Marken von Sogegross stellt eine der Hauptstärken der Gruppe dar. Fünf Distributionszentren mit einer Fläche von mehr als 50.000 m² bedienen die Einzelhandelsgeschäfte der Gruppe. Jedes Zentrum verfügt über Plattformen für bestimmte Produktarten - Frischwaren, Obst und Gemüse, Fisch, Fleisch, Frisch- und Trocken-Diskounterprodukte, Lebensmittel (verpackte Waren) und Tiefkühlwaren – und bewegt jährlich mehr als 65.000 Tonnen Frischwaren sowie über 42.000.000 Kartons verpackte Waren.

Das Projekt

Zu dem Zeitpunkt, als ich die IT-Leitung bei Sogegross übernommen habe, hat unsere bisherige Implementierung von Board nicht die erwarteten Ergebnisse gebracht", sagt Gianni Ivaldi, IT-Manager bei Sogegross ganz offen. "Nach einer Reihe von Sitzungen mit dem technischen Team von Board kamen wir zu dem Ergebnis, dass das Tool nicht richtig eingesetzt wurde. Daher beschlossen wir, die notwendigen Schritte zu unternehmen, um die Situation zu ändern. Dies war der Beginn einer neuen Phase, in der das Projekt, das kurz vor dem Scheitern stand, zu einem unternehmensweiten Erfolg wurde. Um dieses Ergebnis zu erreichen, war eine neue Herangehensweise erforderlich. Es musste ein innovativer und effizienter Ansatz gefunden werden, der die Stärken des Tools und des Unternehmens in Einklang brachte.

Zwei wesentliche Schritte ermöglichten es uns, dieses Potenzial zu nutzen: 1. Das Ergreifen operativer und organisatorischer Maßnahmen, um die Fähigkeiten des Tools, die Geschäftsanforderungen und die IT-Anforderungen effizient zu verbinden. 2. Die Einrichtung einer geeigneten Datenmanagementstruktur, die den komplexen Anforderungen unseres Unternehmens gerecht wird.

Aus organisatorischer Sicht hat Sogegross den Ansatz gewählt, der von den weltweit führenden Analysten als der Beste für das Management von Business-Intelligence-Projekten angesehen wird: das BICC (Business Intelligence Competence Centre).

Zuerst haben wir Board ein cross-funktionales Team zugeordnet. Dieses " Board-Team " wird funktionell von der Abteilung für Unternehmenssteuerung koordiniert und umfasst Vertreter aus der IT und den anderen Geschäftsbereichen. Die Stärke des Teams liegt in der Fähigkeit, auf die unterschiedlichen Anforderungen einzugehen und sie in gemeinsame Ziele umzusetzen. Die Art und Weise, wie das Team organisiert ist, hilft dabei, dass Anforderungen, die von den verschiedenen Geschäftsfunktionen kommen, nach Validierung und Verifizierung durch die Unternehmenssteuerung umgesetzt werden.

Dieser Ansatz stützt sich darauf, die spezifischen Fähigkeiten jedes Einzelnen bestmöglich zu nutzen. Das wirkt sich nicht nur positiv auf die Ergebnisse aus, sondern führt gleichzeitig zu einer Verbesserung der allgemeinen Arbeitszufriedenheit.

Board hat sich als ideale Plattform erwiesen, um die Bedürfnisse von Fachanwendern aus den Geschäftsgebieten mit den damit verbundenen IT-Anforderungen in Einklang zu bringen. Es bietet die volle Flexibilität, die zur Lösung spezifischer Geschäftsprobleme durch die Erstellung von Ad-hoc-Berichten erforderlich ist, und ermöglicht gleichzeitig den Zugriff auf eine einzige Datenbank unter zentraler Kontrolle. Im Hinblick auf das Management der Dateninfrastruktur von Sogegross haben wir die Funktionen von Board optimal genutzt. Dabei haben wir aber nicht versucht, mit dem Tool die Probleme zu lösen, die besser an deren Ursprung behandelt werden sollten.

Sogegross hat insbesondere ein Data Warehouse eingeführt und den Datenmanagement-Prozess in drei verschiedenen Schritten neu organisiert:

  • Bereitstellungsbereich (Staging) auf der AS/400
  • Data Warehouse auf SQL Server 2008 R2, das mit der AS/400 über RTL (SQL Server Information Services) synchronisiert wird
  • Präsentation, Datenanalyse und Entscheidungshilfe über Board
Die Implementierung

Die wichtigsten Geschäftsbereiche, die auf Board implementiert wurden, sind:

  • Umsatzanalyse für Cash&Carry
  • Rollierender Forecast für Logistik und Cash&Carry
  • Analyse der Budgetabweichungen für Cash&Carry
  • Marketing-Analyse (Auswirkung von Marketingmaßnahmen auf Umsatz und Marge)
  • Analyse des Einkaufs (Analyse der Performance von Lieferanten und Verhalten der Käufer nach Bereich, Abteilung, Produkt und Kategorie)
  • Lagerbestandsabgleich

Weitere Analysen sind auch in den folgenden Bereichen geplant:

  • Retouren
  • Supermarkt-Umsätze
  • Jahresbudget mit vierteljährlicher Revision

Weitere für die Zukunft geplante Aktivitäten sind unter anderem:

  • Übertragung der derzeit von CRM Dynamics generierten Berichte auf Board
  • Integration mit SharePoint für die derzeit mit Reporting Services erstellten Berichte
  • Steuerung der Distributionszentren in Bezug auf Lagerbewegungen
  • Steuerung aller Aktivitäten der Marketing-Abteilung von Cash&Carry
Die Vorteile

Davide Bruzzone, Board-Team Manager bei Sogegross, umreißt die Vorteile, die die Lösung dem Unternehmen gebracht hat:

Heute ist die Nutzung von Board so breit und allgegenwärtig, dass die einzige Einschränkung unsere Vorstellungskraft ist. Wir verwenden sie für praktisch jede Art von Analyse, vom Monitoring der Druckernutzung, des Fuhrparks, der Telefonnutzung und des Speicherplatzes auf dem Server bis hin zur Entwicklung von vollwertigen Anwendungen für Vertrieb, Logistik und Beschaffung.

Die Effizienz des IT-Managements in Bezug auf Zeit- und Kosteneinsparungen sollte nicht unterschätzt werden. Früher benötigte die Erstellung eines monatlichen Berichts für das Buying Office zwei Arbeitstage. Jetzt wird ein täglicher Bericht in nur vier Sekunden erstellt. Außerdem ist die Zeit für die Erstellung der wöchentlichen Umsatzberichte für das Management von vier Stunden auf nur einen Klick gesunken.

Auch die Infrastruktur hat davon profitiert. Der E-Mail-Verkehr und die Speicheranforderungen wurden deutlich reduziert: Früher wurde wöchentlich eine 30-MB-E-Mail an 40 Benutzer gesendet, jetzt geschieht alles im System innerhalb einer Sekunde.

Hardware-Infrastruktur

Aus Systemsicht muss ich zugeben, dass sich nach meinen anfänglichen Zweifeln meine Meinung über Board komplett geändert hat", kommentiert Marco Staiti, Infrastruktur-, Sicherheits- und TLC-Manager der Sogegross-Gruppe. "Zu Beginn haben wir wahrscheinlich unterschätzt, wie wichtig es ist, die Hardware-Infrastruktur richtig zu konfigurieren und angemessen zu skalieren. Aber nach der richtigen Auswahl stieg die Performance wirklich deutlich an.

Tatsächlich waren wir als einer der weltweit ersten Anwender der HBMP-Technologie (Hybrid Bitwise Memory Pattern) von der Leistung äußerst beeindruckt. Neben einer erheblichen Performance-Verbesserung haben wir einen "Generationensprung" in der Fähigkeit von Board festgestellt, den verfügbaren Arbeitsspeicher vollständig zu nutzen, sowohl durch die parallele Ausführung von Prozessen als auch durch die Optimierung des Lastausgleichs in einer Multicore-Umgebung. Darüber hinaus ermöglicht uns die neue Technologie die Durchführung von Hot-Backups, wodurch das Management der gesamten Produktionsumgebung erheblich vereinfacht wird.

Gianni Ivaldi bringt seine Zufriedenheit mit Board zum Ausdruck und fasst die Hauptvorteile zusammen:

Reduzierung der Kostens

Nachdem wir uns mit Board vertraut gemacht hatten, sanken die Kosten für die Entwicklung detaillierter Reports um etwa 30 – 35 %. Möglich wurde dies durch den Self-Service-Ansatz von Board für Business Intelligence, der wirklich sehr effizient ist. Dank der Bildung des Board-Teams und der mit nur wenigen Schulungstagen erreichbaren Autonomie konnten wir alle erforderlichen Kompetenzen intern entwickeln. Vorher waren wir gezwungen, auf externe Dienstleister zurückzugreifen, was sich zwangsläufig auf die Kosten auswirkte.

Verfügbarkeit des Anbieters

Eine Sache, die ich an Board wirklich schätze und die ich bei anderen Anbietern nicht so leicht finden kann, ist ihre uneingeschränkte Bereitschaft, ihren Kunden zu helfen. In unserem Fall erhielten wir, als der Bedarf entstand, prompte Antworten nicht nur vom Support-Team, sondern auch direkt von der Unternehmensleitung. Gute Noten erhält auch das Sales Team, das stets Ausgewogenheit, Problemlösungskompetenz und ständige Aufmerksamkeit auf unsere geäußerten Bedürfnisse bewiesen hat.

Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit

Die Verbesserungen, die bei der Analyse der Daten mit Hilfe von Board erreicht wurden, sind wirklich erstaunlich. Mit der Version 7.3 können wir jetzt etwa 700 GB Daten in zwei Stunden und 10 Minuten laden, und mit der neuen HBMP-Technologie sollte sich dieser Wert weiter auf weniger als eine Stunde verringern.

Dies ist ein großer Vorteil z. B. im Extremfall eines totalen Systemausfalls. Wir können alle unsere Geschäftsdaten schnell und problemlos wiederherstellen.

Gutes Preis-Leistungs- und Kosten-Nutzen-Verhältnis

Eine weitere Stärke von Board ist zweifellos sein Kosten-Nutzen-Verhältnis. Neben konkurrenzfähiger Lizenz-, Schulungs- und Wartungskosten im Vergleich zu anderen Anbietern bietet Board zusätzlich eine vollständige Palette von Funktionen, die neben der Berichterstattung und Analyse auch die Planung und Steuerung umfassen. Darüber hinaus hat Board bewiesen, dass es innerhalb extrem kurzer Zeit extrem effiziente Lösungen bereitstellen kann.

Zusammenarbeit und Synergien

Wir waren sehr positiv beeindruckt, wie einfach es für andere Softwarehäuser war, mit uns zusammen an gemeinsamen Zielen zu arbeiten, nachdem sie den Wert der Lösung erkannt hatten. Nur zwei Beispiele: Board ist vollständig mit MeRSy (Merchandising Retail System) und dem ERP-System von Wincor Nixdorf integriert, mit dem wir die Rechnungsstellung, die Kassen, die automatische Nachbestellung, die manuelle Nachbestellung und die Distributionszentren steuern.

LBA Consulting, ein Partner auf höchstem Niveau

Die Migration von einem unstrukturierten Informationssystem zu einem stärker standardisierten und funktionalen System ist ein heikler Moment im Leben eines jeden Unternehmens. Wir sind uns sehr wohl bewusst, dass nur sehr wenige Software-Häuser in der Lage sind, neben den "klassischen" Dienstleistungen wie der Lieferung von Lösungen, die auf spezifische Bedürfnisse ausgerichtet sind, auch "fortgeschrittene" Dienstleistungen anzubieten. Dazu gehört eine intensive fachliche Beratung basierend auf einer gründlichen Analyse, die darauf ausgerichtet ist, das Auftreten kritischer Probleme und Inkompatibilitäten im Laufe der Zeit zu verhindern.

LBA Consulting hat sich als Partner erwiesen, der diesem Anspruch durch hohe Qualität und innovative Lösungen gerecht wird. Besonders hervorheben möchte ich, dass die Consultants von LBA im Bewusstsein der Herausforderungen, vor denen sie stehen, ihre festgelegten Ziele mit Beharrlichkeit, detaillierter Vorbereitung und unermüdlicher Teamarbeit verfolgt haben.