Case Study

Mitsubishi Electric Europe – Case Study

BI & CPM in einer dynamischen Umgebung

Das Unternehmen

Mitsubishi Electric mehrere hundert Berichte erstellt und ein Ende war nicht absehbar - der Prozess lief unaufhörlich weiter.

Auf Grund der Komplexität des Prozesses konnte Mitsubishi weder schnell noch ausreichend auf die Unternehmensanforderungen reagieren. Das führte dazu, dass zahlreiche Tabellenkalkulationen als vorübergehende Lösung erstellt wurden, um die ERP-Daten in die benötigte Form zu bringen. Informationen kamen daher meist in mehreren Tabellen vor und es kam häufig zu fehlerhaften Abweichungen. Ein BI-Tool sollte diese Probleme lösen.

Architektur
1998 führte Mitsubishi Electric SAP ein und nutzt heute dessen Version 4.6C. Daneben wird eine Eigenentwicklung namens System 42 verwendet, die den SAP-Anwendern ein Frontend für die Dateneingabe und Kontrolle der Lagerbestände aller Materialien inkl. deren Preise und Mengen bietet. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, Kostenvoranschläge zu erstellen und zu archivieren, die (falls akzeptiert) vom System 42 aufbereitet und als Bestellung an das SAP-System gesendet werden.

Businessorientierte Anforderungen an ein BI- & CPM-Tool
Ursprünglich war man bei Mitsubishi Electric davon überzeugt, mit der ERP-Lösung (SAP) alle Reportinganforderungen erfüllen zu können, doch langfristig stellte sich das vor allem aufgrund der sich ständig ändernden Geschäftsprozesse als problematisch heraus. Es erforderte die Entwicklung eines Programmes, das die sich ändernden Anforderungen jederzeit berücksichtigt - eine komplexe, zeit- und kostenaufwändige Aufgabe.

Jedes Mal, wenn die Anpassung eines Berichts notwendig war, musste ein Programmierer eingreifen und das Programm ändern. Je nach Komplexität konnte die Durchführung Stunden oder Tage dauern. Jeder kleinste Fehler bedeutete die Wiederholung der gesamten Prozedur. Im Laufe der Jahre hatte Mitsubishi Electric mehrere hundert Berichte erstellt und ein Ende war nicht absehbar - der Prozess lief unaufhörlich weiter.

Auf Grund der Komplexität des Prozesses konnte Mitsubishi weder schnell noch ausreichend auf die Unternehmensanforderungen reagieren. Das führte dazu, dass zahlreiche Tabellenkalkulationen als vorübergehende Lösung erstellt wurden, um die ERP-Daten in die benötigte Form zu bringen. Informationen kamen daher meist in mehreren Tabellen vor und es kam häufig zu fehlerhaften Abweichungen. Ein BI-Tool sollte diese Probleme lösen.

An das Tool gestellte Ansprüche:

  • Integration der Daten aus verschiedenen Systemen wie SAP und System 42 in eine einzige Umgebung
  • Dashboard/KPI/Analyse/Reporting
  • Forecast & Budgeting (Writeback)
  • Entlastung der IT-Abteilung bei der Berichterstellung und bei ABAP-Abfragen (SAP), da die Nachfrage bis dato durch die Komplexität der bisherigen Technologien nicht erfüllt werden konnte
  • Beschleunigung der Informationsverteilung von Tagen auf Minuten oder Sekunden
  • Flexibilität – schnelle Verarbeitung neuer Daten und Anforderungen
  • Unabhängigkeit – Unterstützung der Geschäftstätigkeit durch die komplett selbständige Erstellung von Berichten und Analysen
  • Entlastung des SAP-Systems in Bezug auf Produktivität am Monatsende
  • Zugriff in Echtzeit auf die Transaktionsinformationen
  • Visualisierung von aggregierten Daten und Ausführung von Drill-Funktionen für den Zugriff bis zur untersten Detailebene der Transaktion
  • Multidimensionale Analysefähigkeiten
  • Umfassende Informationsverteilung durch das gesamte Unternehmen hinwegIntegrate data from disparate systems SAP and System 42 (Sales / Customer and Order Management System) into a single environment

 

Software-Auswahl

Mitsubishi Electric untersuchte eine Reihe von Produkten, von internen Lösungen bis hin zu Angeboten von BI-Anbietern. Nach einem Proof-of-Concept (PoC) und einem Integrationstest mit dem hauseigenen SAP- System in Japan, fiel die Entscheidung auf das BOARD-Toolkit, das durch seine Schnelligkeit, einfache Handhabung, Flexibilität und gute Integrierbarkeit überzeugte.

“BOARD zeigte uns bereits nach wenigen Tagen einen PoC mit unseren Daten. Dank BOARDs Toolkit-Charakters ist es nicht notwendig, andere oder zusätzliche Module zu kaufen. BOARD bietet alle Funktionen in einer integrierten Umgebung und gibt uns damit eine Plattform, mit deren Hilfe wir auch in Zukunft unsere BI- und CPM-Anforderungen souverän meistern werden”

erklärt John Quickenden, Manager der Business Support Group.

Management-Dashboard/KPI/Reporting
Die Funktionen Management-Dashboard und KPI von BOARD stellen dem Anwender die notwendigen Informationen bereit und bieten zugleich die Möglichkeit, diese Daten direkt zu analysieren, ohne auf die IT angewiesen zu sein.

  • Umsatz
  • Umsatz versus Budget/Abweichung in %
  • Marge/Marge in %
  • Absatzplan (Wert, Absatzkosten, Bruttomarge)

Zur Auswertung der Daten stehen dem Anwender Drill- und Slice&Dice-Funktionen für jede der folgenden Dimensionen zur Verfügung:

  • Zeit
  • Unternehmen
  • Abteilung
  • Ertrags- und/oder Kostenstelle
  • Material und/oder Materialgruppe
  • Menge
  • Kunde
  • Rechnungsdetails

Die Ausführung dieses Standardberichtes mit definierten Analyseparametern würde im alten System bis zu 25 Minuten benötigen. Dieser Bericht wurde nun in BOARD kopiert und sämtlichen Abteilungsleitern bereitgestellt mit der Möglichkeit, Drill-, Filter- und Slice&Dice-Funktionen in jeglicher Variation anzuwenden.

Analyse und Planung von Absatz und Bestellung

  • Anzahl erstellter Kostenvoranschläge & deren Bearbeiter
  • Konvertierungssatz von Kostenvoranschlag zu Bestellung
  • Verbundene Aktivitäten
  • Vergleiche nach Filialen
  • Details des Lieferscheins
  • Plan (Menge, Nettoabsatz, Absatzkosten, Bruttomarge) Nach: Monat, Material, Ertragsstelle, Budgetversion etc.
  • Absatz- & Bestellwert (Menge, Absatzkosten, Marge)

Diese Daten lassen sich für jede nachstehende Dimension auswerten:
Tag, Material, Kunde, Empfänger, Verkaufsagent, Buchungsart, Rechnungsart/-nummer (Zugriffsmöglichkeit auf das betreffende Dokument).

Damit Mitsubishi Electric kann folgendes bewerten:

  • Genauigkeit der Prognosen eines Verkaufsagenten im Durchschnitt
  • Kauftrends der Kunden
  • Dauer der Absatzzyklen
  • Mittelwert des für spezifische Kundengruppen zulässigen Rabatts
  • Anzahl der erstellten Kostenvoranschläge für ein Projekt
  • Mittelwert der positiven/negativen Verhandlungsabschlüsse und die Identität der Mitbewerber
  • Absatzprognosen für die kommenden sechs Monate

Supply Chain & Logistik

  • Ein- und Ausgang (Menge, Wert, Volumen, Gewicht)
  • Planung der Lagerkapazitäten
  • Anzahl der zu komplettierenden Versandbescheide
  • Anzahl der heute/morgen/im Laufe der Woche fälligen Versandbescheide
  • Wareneingangs- und Warenausgangsaktivitäten
  • Nicht erfolgte Auslieferungen (mit Ursachenprüfung)
  • Inanspruchnahme der Lagerräume – Speicherung von Informationen über Volumen und Gewicht der Materialien, um den Prozentanteil des gegenwärtig benutzten Gesamtvolumens eines Lagers in Erfahrung zu bringen
  • Wert der Lagerbestände (Menge, Wert, Volumen, Gewicht)

Diese Daten lassen sich für jede nachstehende Dimension mit Drill- und Slice&Dice-Funktionen auswerten: Zeit, Standort von Produktion und Lagerung, Lager, Materialnummer, Sachgüter, Ertragsstelle, Status, Versandbescheid, Bestellung etc.

Kreditprüfung
Die Automotive Division von Mitsubishi Electric verfügt in Großbritannien und anderen Ländern über Produktionsanlagen, die Autoersatzteile, Entertainmentsysteme für Autos und Satelliten-Navigationssysteme verkaufen. Diese Komponenten werden an die Produktionsanlagen der Kunden (Automobilhersteller) verschickt. Der Kunde bezieht die benötigten Materialien, stellt selbst die entsprechenden Rechnungen aus und sendet eine ausgedruckte Kopie davon an Mitsubishi Electric.

Die Rechnungsabteilungen mussten bisher die Rechnungsabstimmung von Hand vornehmen. Das konnte bis zu zwei Wochen dauern. Heute hingegen geht von den Kunden eine digitale Rechnungskopie ein, die in BOARD geladen und binnen einer Stunde abgestimmt wird. Dabei werden ggf. vorhandene Unstimmigkeiten oder Fehler aufgedeckt, die dann weiter untersucht werden können.

Integriertes Budgeting & Forecasting
Zur Budgetierung bediente sich das Rechnungswesen bisher eines Tools eines anderen Anbieters und ließ die Tabellenkalkula-tionen den einzelnen Divisionen zukommen. Diese erstellten daraufhin einen Forecast ihrer Budgets und sendeten ihn zurück an das Rechnungswesen, das ihn wiederum in das Tool lud.

BOARD bietet eine einzige integrierte Umgebung, die auch das Write-Back mit integrierten und erweiterten Fähigkeiten unter-stützt. In BOARD können die Anwender nun ihre Prognosen direkt bis auf „Materialebene‟ zurückschreiben und profitieren zudem von größerer Flexibilität und Analysekapazität. Im alten Tool waren im Gegensatz dazu ausschließlich Prognosen auf einer aggregierten Ebene („Kostenstelle‟ und „Ertragsstelle‟) möglich.

Planung des Einkaufs für die Division Automation
Mitsubishi Electric machen einen Rolling Forecast für vier Mona-te, der in BOARD eingebunden wurde. Anwender geben ihre Forecasts basierend auf Absatzhistorie, aktueller Absatzquote und aktueller Lagerbestände ein. Damit sind die Anwender in der Lage, auf Tagesbasis und nach jeder gewünschten Dimen-sion Analysen durchzuführen.

Informationsmanagement
Mitsubishi Electric hat die Broadcastingfunktion von BOARD integriert und kann den Anwendern nun täglich eine Reihe von Berichten und Informationen senden.

 

Effizienz der Lösung

“Innerhalb von drei Wochen zeigt BOARD bereits erste Resultate für das Unternehmen. Bei der Einführung von BOARD waren unsere Anforderungen fest definiert. Doch als die Leute sahen, was man mit BOARD alles machen kann, wuchsen diese Anforderungen immer weiter‟,

erläutert John Quickenden.

“Je mehr Personen BOARD verwenden, umso mehr Wünsche werden an das System gestellt. BOARD bietet uns jedoch die Flexibilität, Leistung und Geschwindigkeit, um diesen Anforderungen im gesamten Unternehmen gerecht zu werden”.

Abschließend fügt Quickenden hinzu:

“Mit dem BOARD Toolkit können die Endanwender die Lösungen eigenhändig verwalten, ohne die anderen Unternehmensabteilungen damit zu belasten.”

Dieser Vorteil ist der integrierten und programmierfreien An-wendungsumgebung von BOARD zu verdanken. Die Anwender können interaktiv durch die Daten navigieren und ihre Auswer-tungen sofort vornehmen, ohne auf die IT angewiesen zu sein.

Internationaler Einsatz
Anfänglich sollte die BOARD Implementierung auf Großbritan-nien beschränkt werden. Da sich die Lösung jedoch bisher als derart erfolgreich erwiesen hat, wurde die Anwendung auf internationaler Ebene ausgedehnt und BOARD in Frankreich, Deutschland und Irland implementiert.

 

BOARD-Partner

Als Partner für die Implementierung von BOARD fiel die Wahl auf SDG Consulting.

John Quickenden bemerkt diesbezüglich:

“SDG Consulting, der BOARD-Partner, der uns in der Implemen-tierungsphase betreut hat, hat hervorragende Arbeit geleistet.”

Quickenden fährt fort:

“SDG hat uns sowohl die Implementie-rungsfähigkeiten als auch die Branchen- und Geschäftskompe-tenzen geboten, die wir benötigten: Ein professioneller und kompetenter Partner, der ausgezeichnete Resultate zu garan-tieren vermag.”