Case Study

Marelli - Case Study

Planung und Controlling der weltweiten IT-Kosten bei einem globalen Automobilzulieferer: Marelli und die Board-Plattform  


Das Unternehmen: Automobiltechnik und Innovation

2019 schlossen sich Calsonic Kansei und Magneti Marelli zusammen, um einen globalen, unabhängigen Lieferanten zu schaffen: Marelli.

Marelli ist ein international führendes Unternehmen in der Entwicklung und Produktion von Hochtechnologie-Systemen und -Komponenten für Fahrzeuge mit Sitz in Italien. Mit einem Umsatz von 8,2 Milliarden Euro im Jahr 2017, mehr als 44.000 Mitarbeitern, 88 Produktionsstätten und 15 F&E-Zentren ist die Gruppe in 20 Ländern auf fünf Kontinenten vertreten und beliefert alle großen Automobilhersteller in Europa, Nord- und Südamerika sowie Asien.

Produkt- und Prozessinnovation sind die Grundlage aller Aktivitäten. Dies wirkt sich positiv auf die Wettbewerbsposition und die wirtschaftliche Leistung von Marelli aus. Das Unternehmen investiert rund 5,4 % seines Umsatzes in F&E-Aktivitäten auf der ganzen Welt. Etwa 10 % der Mitarbeiter sind in die Entwicklung neuer, innovativer Produkte und in die Optimierung von Prozessen involviert.

Die Herausforderung: Planung und Controlling von IT-Kosten weltweit

Gaetano Cifaldi, verantwortlich für ICT Supply Chain & Material Management Governance bei Marelli, erläutert die Herausforderungen, mit denen das Unternehmen konfrontiert ist:

“Das Management eines Planungs- und Forecasting-Prozesses in einem internationalen Umfeld, noch dazu in einem so diversifizierten Unternehmen wie dem unseren, ist sicherlich sehr komplex. Die globalen IT-Aufwendungen und -Investitionen müssen überwacht und gesteuert werden. Gleichzeitig müssen wir die organisatorischen Herausforderungen bewältigen, die sich daraus ergeben, dass in einigen Ländern verschiedene Unternehmensteile mit eigenen Strukturen präsent sind. Außerdem werden die Ausgaben in den Ländern durch unsere zentralen Einheiten gesteuert. Deshalb haben wir ein Matrix-Organisationsmodell geschaffen, bei dem die Investitionen teilweise auf lokaler Ebene getätigt und zentral in einem Bottom-up-Prozess eingesteuert werden und teilweise von den zentralen Einheiten den Ländern in einem Top-down-Prozess direkt zugewiesen werden."

“Bevor wir Board einführten, haben wir einige Forecasting- und Planungsanwendungen verwendet, die mit proprietärer Software und Excel entwickelt wurden. Dank guter interner Kenntnisse sowohl von Datenbanken als auch von SAP konnten wir ein System schaffen, das ein bestimmtes Service-Level für das Unternehmen garantierte. Es hatte jedoch strukturelle Grenzen hinsichtlich Flexibilität, Sicherheitsmanagement und Analysemöglichkeiten.”

Die Lösung: Eine umfassende, leicht zu bedienende Plattform

Marelli war klar, dass sie eine Alternative brauchten. Also begann das Unternehmen mit der Suche nach einer Lösung. Gaetano Cifaldi erzählt:

“Nach einer konzernweiten Analyse wurde schnell klar, dass wir von einer Lösung, die alle Informationen aus verschiedenen Quellen in einer einzigen Umgebung integriert, sehr profitieren würden. Damit könnten wir sofort mehrdimensionale Analysen der Informationen durchführen, und ein einfaches und flexibles Forecasting vornehmen. Eine weitere Anforderung war, dass wir nicht bei jeder Änderung des Berichtswesens ein Softwarehaus kontaktieren müssen. Das spart uns nicht nur Kosten, sondern gibt uns auch die volle Kontrolle über den zeitlichen Ablauf.”

Mit dem Ziel, eine Lösung zur schnellen Optimierung von Entscheidungsprozessen sowohl für Mitarbeiter im Controlling als auch in den Fachbereichen zu finden, suchte Marelli nach einer Plattform, die folgende Anforderungen erfüllt:

  • Vereinfachung der Erfassung und Standardisierung von Daten aus verschiedenen Managementsystemen, Datenbanken und anderen Quellen
  • Integration aller Informationen zu den prognostizierten Ausgaben in eine einheitliche Umgebung
  • Management von Budget und Forecast
  • Vereinfachung von Simulationen
  • Verbesserung der Analysetiefe durch mehrdimensionalen Zugang zu Informationen, mit der Möglichkeit, Daten auf der Grundlage der spezifischen Analyse einzusehen
  • Hohe Flexibilität, damit das System auch organisatorische Änderungen und neue Geschäftsanforderungen bewältigen kann
  • Reports, in die Informationen inklusive Erklärung integriert werden können

"Als wir mit der Software-Auswahl begannen, wurden wir auf Board verwiesen, da wir es bereits intern für einen kleinen Teil der Analyse verwendet haben. So konnten wir das Werkzeug evaluieren, wobei uns schnell klar wurde, dass es unsere Anforderungen voll und ganz erfüllt."

“Während des Auswahlverfahrens haben wir auch Cognos TM1 in Betracht gezogen, das ebenso wie Board bereits im Unternehmen eingesetzt wurde. Board schien für uns die bessere Entscheidung zu sein, weil es das einzige Werkzeug war, das alles in einer einzigen Umgebung bot, was wir suchten. Gleichzeitig garantierte Board die Einfachheit der Anwendung und die Flexibilität, die wir brauchten, um unabhängig neue Anwendungen zu erstellen und bestehende Anwendungen an unsere sich ständig ändernden Geschäftsanforderungen anzupassen. Auch aus rein wirtschaftlicher Sicht bot Board die Lösung mit dem besten Verhältnis von Qualität und Preis", so Gaetano Cifaldi.

Die Umsetzung: Multi-Unternehmens-, Multi-Währungs- und Multi-Länder-Planung und -Forecasting

Das Board-Projekt bei Marelli deckt den Planungs- und Forecasting-Prozess für IT-Aufwendungen in 10 Geschäftsbereichen, 77 Werken und 18 Ländern ab, die alle in ihren lokalen Währungen arbeiten, die dann automatisch in der Konzernwährung konsolidiert werden. Alle Informationen, die zum Teil aus manueller Eingabe auf Länderebene und zum Teil aus SAP (von der Zentrale zugeordnet) stammen, sind in einer einzigen Datenbank integriert. Die Ergebnisse werden dann zusammengefasst und an SPIRIT, das Finanzplanungssystem des FIAT (FCA) Konzerns, übertragen.

Das Jahresbudget wird mit einem vierteljährlichen Forecast kombiniert. Das macht es jederzeit möglich, die Abweichungen zwischen den tatsächlichen, budgetierten und prognostizierten Daten auf der Grundlage bestimmter Analyseparameter (z. B. Geschäftsbereich, Land oder Produkt) zu vergleichen und zu analysieren. Board garantiert ein hohes Maß an Flexibilität während dieses Prozesses. So können Mitarbeiter die Budgetposten während des Prozesses ändern, sowie jederzeit neue Produkte, Unternehmen oder Geschäftsbereiche hinzufügen, ohne die Gültigkeit des Datenmodells zu beeinträchtigen.

Dieselbe Elastizität zeigt sich auch bei der Verwaltung von Rollen und beim Wechsel der den einzelnen Personen zugewiesenen Funktionen. Dadurch werden die Administratoren von einer Reihe von Aufgaben befreit, die in der Vergangenheit zu Engpässen und unerwünschten Verzögerungen geführt haben.

Da Planung und Reporting jetzt in einer einzigen, vollständig integrierten Umgebung durchgeführt werden, können die Benutzer nicht nur Inline-Berichte nutzen, sondern auch schnell und völlig autonom personalisierte Analysen erstellen.

“Board übernimmt zwei Rollen: Es vereinigt nicht nur die Daten, sondern garantiert auch die Aktualität der Informationen. Diese Funktion erhält noch mehr Bedeutung, wenn man bedenkt, dass die Informationen nicht nur aus unseren eigenen Systemen, sondern auch aus denen unserer Tochtergesellschaften stammen. In diesem Zusammenhang wird deutlich, wie die entstandene Lösung auch organisatorisch eine Rolle spielt. Sie schafft einen transparenten Prozess zur Optimierung der Forecasts und Budgets für die gesamte IT-Struktur und steuert gleichzeitig die Ausgaben in den Ländern. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Kosteneinsparung, die dank der transparenten Sicht auf die Lieferanten auf globaler Ebene erzielt wird,” erläutert Gaetano Cifaldi.

Das Ergebnis: Struktur, Flexibilität, Einfachheit und Geschwindigkeit

Mit Board hat Marelli sein ICT-Budget von mehr als 60 Millionen Euro zentralisiert und eine Reihe von Mechanismen zur Ausgabensteuerung eingeführt. Dies hat zu zahlreichen Vorteilen geführt, wie Gaetano Cifaldi erklärt:

"Dadurch, dass wir uns für Board als Lösung entschieden haben, konnten wir signifikante Verbesserungen erzielen, die uns dabei helfen, unsere operative Effizienz erheblich zu steigern. Die Länder sind nun in der Lage, die Kosten, für die sie verantwortlich sind, unabhängig zu verwalten, haben volle Transparenz und können gleichzeitig die ihnen zugeschriebenen Kosten auf zentraler Ebene aufschlüsseln und verfolgen. All dies geschieht in einem Multi-Unternehmens-, Multi-Währungs- und Multi-Länder-Modell mit mehr als 3.000 Budget-Linien, verschiedenen Genehmigungsebenen und einem Sicherheitsprofil, das die Komplexität der Matrixstruktur widerspiegelt.“

Weitere Vorteile von Board sind:

Verkürzung der für die Datenerfassung erforderlichen Zeit

"Durch die Umstellung auf Board konnten wir Einsparungen beim Aufwand für die Beschaffung und Erfassung der Daten erzielen.“

Interne Administration der Plattform dank ihrer Flexibilität und Intuitivität

"Da wir über gute technische Kenntnisse verfügen, war es unser Ziel, bei der Erstellung von Berichten, der Strukturierung neuer Analysen und der Verwaltung von Datenzugriffsberechtigungen unabhängig zu sein. Früher war das Sammeln und Erfassen der Informationen ziemlich aufwändig, auch aufgrund von Kommunikations- und Währungsproblemen."

Einheitliches Reporting, das zentral verwaltet und gesteuert wird

"Früher gab es kein einheitliches Reporting – wir verwendeten eine Excel-Tabelle mit Filtern. Heute sind die Berichte standardisiert, vergleichbar und werden durch einen hierarchischen Genehmigungszyklus zentral verwaltet."

Reduzierung der Kosten

"Eine Vorauswahl wurde auf der Grundlage des Kosten-Nutzen-Verhältnisses getroffen. Unter diesem Gesichtspunkt hebt sich Board deutlich von allen anderen Lösungen ab, die wir in Betracht gezogen hatten."

Optimierung des Informationsflusses zwischen der Zentrale und den Niederlassungen

"Das ehrgeizige Projekt, das u. a. die Integration von Board in den gesamten IT-Prognose- und Budgetzyklus von Marelli vorsieht, wurde mit weiteren Projekten abgeschlossen. Dadurch wird z. B. die automatische Weiterbelastung von Kosten ermöglicht, die aus SAP heruntergeladen wurden (ein Prozess, der vorher manuell mit Excel durchgeführt wurde)."