Case Study

Landesmesse Stuttgart – Case Study

Unternehmen
Rund 20.000 Aussteller, davon 20 Prozent aus dem Ausland, über eine Million Besucher und ca. 70 Veranstaltungen jährlich: Die Messe Stuttgart ist Drehscheibe für die exportstarke Wirtschaft Baden-Württembergs und spiegelt die besondere Branchenvielfalt dieser Region wider. Das Stuttgarter Messezentrum zählt zu den am besten ausgelasteten Einrichtungen seiner Art in Deutschland. Die Messe Stuttgart ist rund um den Globus aktiv und verfügt über ein Netzwerk mit Auslandsvertretungen in 51 Ländern, vier Tochtergesellschaften und betreut auch deutsche Gemeinschaftsbeteiligungen auf internationalen Leitmessen.

Aufgabenstellung
Angesichts der Komplexität von Planungsprozessen im Messewesen stieß die zuvor genutzte Excel-Lösung an ihre Grenzen. Hinzu kam, dass für Vorjahresvergleiche die Zahlen aus SAP – damals etwa 250 Kostenstellen und Aufträge mit den jeweils damit verbundenen Kosten – aufwendig per Hand in die Excel-Tabellen übertragen werden mussten. Außerdem konnten die einzelnen Excel-Anwendungen untereinander nicht in Verbindung gebracht werden. Wenn ein Mitarbeiter die Hochrechnungs-Spalte zum Vergleich neben der Plan-Spalte sehen wollte, ging das nicht bzw. die Zahlen mussten, sofern vorhanden, manuell übertragen werden.

Board-Lösung
Die Landesmesse Stuttgart GmbH setzte es sich als Ziel, ein umfassendes Corporate Performance Management System aufzubauen. Nach einer ausführlichen Marktanalyse entschied sich das Unternehmen für das integrierte BI- und CPM-Toolkit Board. Für die interaktive Analyse und Planung werden heute alle relevanten Daten aus den Vorsystemen SAP/SAP BW und Ungerboeck Software (ehemals EBMS) in die multidimensionale Datenbank von Board übertragen. Die erstellten Plandaten können dann nach SAP zurückgespielt werden.

Früher hat das Controlling zentral die Planung vorgenommen. Heute erstellen die jeweiligen Projekt- und Abteilungsleiter ihre jährliche Budgetplanung in Board selbst und können dabei sehr granular auf beliebige Ebenen des in SAP abgebildeten Projektstrukturplans wie Eintrittsgelder oder Werbekosten ((PSP)-Elemente) zugreifen und diese beplanen. Eine Mittelfristplanung über drei Jahre findet auf höher aggregrierter Ebene statt. Quartalsweise zu aktualisierende Hochrechnungen versus Ist-Zahlen geben den Projektleitern die Möglichkeit für korrigierende Maßnahmen. Das zentrale Controlling unterstützt die Projektleiter bei der Eingabe der Daten, führt abschließend ein Review der gesamten Planung durch und berichtet die Ergebnisse in aggregierter Form an die Geschäftsführung.

In 2014 wurden zusätzlich zum Standort Stuttgart internationale Töchter in der Türkei, den USA und in China angebunden. Hierbei waren v.a. die Integrationsmöglichkeit unterschiedlicher Währungen und die Board Multi-Sprachen-Funktion von großer Bedeutung. Die Erweiterung auf internationaler Ebene war damit relativ unkompliziert und eine schnelle Anwenderakzeptanz für das neue System konnte sichergestellt werden.

Mit diesem Schritt kann die Zentrale in Stuttgart die Daten heute einfach zusammenführen und hat jederzeit einen optimalen Überblick über das gesamte Unternehmen inklusive jeglicher Beteiligungen.

Für den Finanzbereich sind die Kostenstellen- und Kostensammlerplanung, das neutrale Ergebnis, das Deckungsbeitragscontrolling und das Investitionscontrolling in Board abgebildet.

Aktuell wird ein neues Reporting- und Frühwarnsystem in Board aufgebaut, in dem spezielle Messekennzahlen wie Ausstellungsfläche, Anzahl Aussteller, Anzahl Besucher etc. ausgewertet werden können. Hier wird es in Kürze bspw. eine Grafik geben, die im Zeitverlauf (Wochen bis zur Veranstaltung) wiederspiegelt, wieviel Veranstaltungsfläche bereits vermietet wurde – mit integriertem Vor-Veranstaltungsvergleich.

Kunden-Nutzen
Die zentrale Datenhaltung in Board hat für eine hohe Datenqualität und -sicherheit gesorgt. Die Informationen – bis auf Belegebene – stehen jederzeit auf Knopfdruck für die Projektleiter bereit und können sofort weiter verarbeitet werden.

Die Anbindung der internationalen Töchter und die Einführung einer dezentralen Planung garantiert transparente und einheitliche Prozesse über Ländergrenzen hinweg und erleichtert die Steuerung des Unternehmens erheblich. Denn alle 150 Anwender, egal an welchem Standort, arbeiten mit demselben System. Zugleich hat die Dezentralisierung zu mehr Verantwortungsbewusstsein bei den Projektleitern und einer höheren Planungsgüte geführt, während im zentralen Controlling deutlich Zeit gespart wird.

Jedem Bereich können vom Controlling maßgeschneiderte Berichte und Masken zur Verfügung gestellt werden, so dass neue Berichte kurzfristig und ohne externe Unterstützung erstellt werden können.

„Insgesamt konnten die manuellen Tätigkeiten für Datenaufbereitung etc. stark reduziert werden, was uns natürlich zum einen eine große Zeitersparnis bringt, zum anderen aber auch zu einer deutlichen Fehlerreduktion geführt hat.“, erklärt Ulrich Litsche.

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