Case Study

Landeshauptstadt Potsdam

Potsdam ist nicht nur die Hauptstadt, sondern mit 153.000 Einwohnern in 56 Ortsteilen auch die einwohnerreichste Stadt des Landes Brandenburg. Potsdam ist für seine zahlreichen und einzigartigen Schloss- und Parkanlagen als ehemalige Residenzstadt Preußens bekannt. Der Fachbereich Grün- und Verkehrsflächen betreut das größte Budget von Potsdam für Investitionsmaßnahmen in Höhe von etwa 15 Mio. Euro pro Jahr. Zu den Aufgaben des Fachbereichs zählen neben dem Neubau und der Instandhaltung der Verkehrsinfrastruktur auch die Unterhaltung der Grünflächen, Parkanlagen, Spielplätze, Friedhöfe und Straßenverkehrsanlagen.

 

Die Herausforderung

Ziel des Projektes war die Erstellung einer Plattform zur Verwaltung sämtlicher Investitions- und Instandhaltungsmaßnahmen des Fachbereichs Grün- und Verkehrsflächen. Vor der Einführung von Board gab es keine zentrale Softwarelösung. So wurden die einzelnen Maßnahmen teilweise manuell, d. h. in Papierform durch die verantwortlichen Mitarbeiter überwacht. Ein zeitnaher Gesamtüberblick über alle Maßnahmen und damit über die Verwendung der oben genannten Haushaltsmittel konnte nur mühsam erstellt werden. Über Board werden nun sämtliche Maßnahmen in einer Datenbank zentral erfasst, verwaltet und ausgewertet.      

 

Die Board-Lösung

Die AIOS GmbH, langjähriger Board-Implementierungspartner, schuf in Board mehrere workflowgesteuerte Eingabebereiche, so zum Beispiel für die

  • Planung von Investitionsmaßnahmen nach Kosten und öffentlichen Spezifika, u. a. Haushaltsplan, Haushaltsresten, überplanmäßigen/außerplanmäßigen Ausgaben, Mittelsperren
  • Planung von Aufträgen nach Auftragszeitraum, Projektleiter, Firma, Vergabeart, Produkt, Konto, Investitionsmaßnahme, Nachträge usw.
  • Erfassung von Rechnungsdaten nach Verwendungszweck, Auftrag, Fälligkeit usw.
  • Prognose von zusätzlichen Kosten je Investitionsmaßnahme.

 

Zudem wurde eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltungssoftware H&H aufgebaut, über die sämtliche Einzelbuchungen in Board importiert werden. Somit können nun Plan-Daten mit den detaillierten Ist-Daten aus der Buchhaltung zeitnah zusammengeführt und abgeglichen werden. Die Mitarbeiter des Fachbereichs haben dadurch einen komfortablen und schnellen Überblick über die verfügbaren Haushaltsmittel und können bei Bedarf die frei werdenden Mittel effizienter einsetzen. Dazu wurden in Board mehrere Standardberichte bestehend aus Tabellen und Grafikelementen implementiert, über die der Nutzer dynamisch Auswertungen beispielsweise nach Verantwortlichkeiten, Deckungskreisen, Produkten oder Konten durchführen kann. 

Zudem soll in Board zukünftig die Verwaltung der Investitionsmaßnamen effizienter gestaltet werden, insbesondere sollen die Nachtragsvolumina einzelner Aufträge besonders kritisch betrachtet werden.

Auch die Vergabearten von Aufträgen, insbesondere der freihändigen Vergaben (d. h. Aufträge werden ohne Ausschreibung beauftragt), lassen sich dank Board schnell und anschaulich analysieren und auswerten. Durch die Erfassung sämtlicher Aufträge in Board können die komplexen Statistiken für Rechnungshof oder Vergabekammer jederzeit auf Knopfdruck erstellt werden.

Des Weiteren ermöglicht das neue System eine Auswertung der Verwendungszwecke von Aufträgen, um so zum Beispiel die Gesamtsumme aller Maßnahmen wie Straßensanierungen oder Spielplatzneugestaltungen auszuwerten.

Darüber hinaus erfolgt das Projektcontrolling für sämtliche Maßnahmen in Board. Hier lässt sich unter anderem auf einen Blick bestimmen, in welchem Status (z. B. Planung, Ausschreibung, Durchführung, Abnahme, Gewährleistungszeit) sich eine Maßnahme gerade befindet.

Neben dem Einsatz im Fachbereich Grün- und Verkehrsflächen ist geplant, Board auch in weiteren Bereichen der Stadtverwaltung Potsdam einzuführen.

 

Der Kundennutzen

In der Vergangenheit wurden sämtliche Maßnahmen dezentral von den einzelnen Bereichen in MS Excel verwaltet. Auswertungen über sämtliche Datenbestände waren nur durch hohen manuellen Aufwand möglich. Mittels Board wurde eine Plattform zur Erfassung und Verwaltung sämtlicher Maßnahmen erstellt. Dadurch kann der Fachbereich nun mehr Zeit für die Analyse der Daten und seine eigentlichen Aufgaben verwenden. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass mit Board eine erweiterbare Plattform eingeführt wurde, über die zukünftig auch die Themen Finanz-, Zuwendungs- und Beteiligungscontrolling der Stadt Potsdam abgebildet werden können.