juwi - Case Study

Dauerhaft erfolgreiches Controlling bei juwi

Das Unternehmen
Seit 1996 entwickelt und realisiert juwi Projekte zur Energieversorgung aus regenerativen Quellen. Der Erneuerbare-Energien-Pionier bietet die komplette Projektentwicklung sowie weitere Dienstleistungen rund um den Bau und die Betriebsführung von Wind- und Solarenergieanlagen an.

Gegründet wurde juwi in Rheinland-Pfalz und hat heute seinen Firmensitz in Wörrstadt bei Mainz. Seit Ende 2014 ist die Mannheimer MVV Energie AG Partner und Mehrheitseigentümer der juwi-Gruppe. juwi beschäftigt weltweit rund 1.000 Mitarbeiter und ist auf allen Kontinenten mit Projekten und Niederlassungen präsent.

 

Die Herausforderung
Weltweit setzen immer mehr Länder auf Wind- und Sonnenenergie. Bedingt durch unterschiedliche politische Zielsetzungen unterscheiden sich die Marktbedingungen für die erneuerbaren Energien jedoch von Land zu Land. Durch das Agieren in mehreren Geschäftsfeldern und Ländern ist juwi einerseits zwar abhängig von der politischen Ausgestaltung des jeweiligen Marktrahmens, kann gleichzeitig aber auch die Leistungen der einzelnen Geschäftsfelder untereinander ausgleichen.

Die Herausforderung besteht darin, die Unternehmensergebnisse jederzeit aktuell im Blick zu haben und so Abweichungen schnellstmöglich zu identifizieren, analysieren und ihnen entgegenwirken zu können. 2008 begann juwi die Suche nach einem professionellen Planungs- und Controlling-Tool, um diesen Überblick systematisch abzubilden und international zu etablieren. Die bisher genutzten Excel-Sheets wurden zu unübersichtlich und waren nicht ausreichend, um das strategische Wachstum vernünftig zu managen. Das neue Tool sollte vom Fachbereich ohne Programmierkenntnisse adminis-trierbar sein. juwi verglich mehrere Werkzeuge und entschied sich für das programmierfreie Toolkit BOARD, das nicht nur alle Anforderungen bestens erfüllte, sondern auch durch eine aus dem Fach-bereich steuerbare Rechteverwaltung überzeugte.

 

Die Lösung
Seit dem Initialprojekt, einer in wenigen Wochen umgesetzten Konzern-Konsolidierung der auf Excel basierenden GuV-Rechnung, ist das Einsatzgebiet des Business Intelligence-Werkzeugs enorm gewachsen. Mehr als 200 Mitarbeiter weltweit, darunter Geschäftsführer, Vorstände, Personalverantwortliche und Bereichsleiter der juwi-Gesellschaften, arbeiten heute aktiv damit. BOARD ist für juwi das zentrale Planungs- und Informationstool geworden. Zeitsparend, übersichtlich und effektiv unterstützt es dabei, die personellen Veränderungen zu verwalten und neue Entwicklungen in Politik und Markt zu erkennen, um zügig notwendige Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Dank BOARDs anwenderfreundlicher Handhabung kann juwis Controlling-Abteilung die Einsatzgebiete eigenständig weiterentwickeln. Bisher wurden folgende Anwendungen umgesetzt:

  • Integrierte Planung
    • Finanzplanung
    • Projektplanung
    • Personalhochrechnung
    • Investitionsplanung
  • Weltweiter Stellenfreigabeprozess als Workflow
  • Management Reporting der Planung
    • Rollierender Forecast
    • Monatsreporting
  • Cost Center Reports
    • Kostenstellenreporting
    • Projektreporting
    • Personal-Dashboard & Arbeitszeitanalyse

 

Aufwändige Excel-BP-Dateien und zeitintensive Planungsrunden gehören bei juwi der Vergangenheit an. Sämtliche Planungsprozesse weltweit sind auf BOARD verlagert worden. Um heute den rollierenden Forecast, das Folgejahr und längerfristige Extrapolationen zu planen, kann der Planer seine Werte in BOARD frei eingeben. Damit ist er freier und genauer als mit dem generischen Hochrechnen von Vorjahreswerten. Wenn gewünscht, kann er seine Änderungen kommentieren. Jedes Unternehmen plant in der eigenen Landeswährung – die Umrechnung in Euro übernimmt BOARD. Auf veränderte politische Bestimmungen wie z.B. die im Jahr 2012 in Deutschland geplante und später umgesetzte Kürzung der Einspeisevergütung für Solarstrom konnte juwi dank der unternehmensübergreifenden Planübersicht schnell reagieren und entsprechende Maßnahmen in die rollierende Planung einfließen lassen.

In der Entwicklung von Wind- und Solarenergieprojekten, dem Kerngeschäft von juwi, aktualisieren Projektverantwortliche pro Projekt und Monat die wesentlichen Projektwerte, indem sie Vorauszahlungen, Erträge und Aufwendungen anpassen, woraus sich über Zahlungsziele anschließend der Liquiditätsforecast neu errechnet. Zur eigenen Überprüfung können hier Daten des Vorsystems, Planwerte aus dem Q4 des Vorjahres und aktuelle IST-Zahlen herangezogen werden. Die Verknüpfung der Projektplanung mit der rollierenden Unternehmensplanung in einer einzigen Lösung macht aus BOARD das Tool, in welchem tagesgenau die Auswirkungen von Projektanpassungen auf die Gesamtsituation des Unternehmens eingesehen werden können. Der Planer hat auch die Möglichkeit, neue, im Vorsystem noch nicht erfasste, Projekte anzulegen bzw. strategische Planannahmen einfließen zu lassen. Mithilfe des „Advanced Transaction Objects“ müssen lediglich die für die Planungsrechnung relevanten Parameter gesetzt werden. Automatisiert fließt das neue Projekt in alle Planungen ein, wird intelligent mit Werten gleicher Art befüllt und kann wie alle anderen laufenden Projekte bearbeitet werden.

Auch der Stellenfreigabeprozess bei juwi ist mit BOARD international standardisiert und klar strukturiert worden. Ein Übersichtsscreen informiert über alle im Freigabeprozess befindlichen Planstellen und zeigt, welche Instanz (Bereichsleiter, Geschäfts-führer, Controlling oder Vorstand) eine Stelle freigegeben hat. Darunter stellt eine Budget-Übersicht das Plan-Budget pro Kostenstelle der Hochrechnung bereits freigegebener Stellen (inklusive bestehender Mitarbeiter) gegenüber. Zum Beantragen neuer Planstellen trägt der Kosten-stellenleiter Gehalt und Startdatum ein und ergänzt optional eine Stellenbeschreibung oder Begründung für die Notwendigkeit der Stelle als Excel- bzw. Word-Datei. Beim Speichern wird der Freigabeprozess gestartet. Die neue Planstelle erscheint automatisch in der „Job Approval“-Ansicht der nächsthöheren Instanz, wo sie per Knopfdruck bestätigt oder abgelehnt wird. Nachdem das Controlling die Planstelle auf Budgetüberschreitungen geprüft hat, wird sie final durch den Vorstand freigegeben, gespeichert und in das Personalsystem zurückge-schrieben. Bei der nächtlichen Datenaktualisierung fließt das bewilligte Budget in alle verknüpften Hochrechnungen ein. Mit dieser zentralen Anwendung hat das Personalwesen jederzeit den kompletten Überblick über alle geplanten Stellen und kann voll auf Papier verzichten. In einem wachsenden und ökologisch orientierten Unternehmen wie juwi ist das von zentraler Bedeutung, vor allem aber wesentlich effizienter und zeitsparender als das Planen mit Excel-Dateien.

Des Weiteren nutzt juwi die in BOARD verfügbaren Finanz-, Projekt- und Personal-Informationen aus den verschiedenen Quellsystemen für ein umfassendes, anwenderfreundlich aufbereitetes Berichtswesen. In der „Master Forecast“-Ansicht erhalten Geschäftsleitung und Vorstand den Überblick über alle entscheidungsrelevanten Informationen, wie er vorher nur den Controllern zur Verfügung stand. Auf Wunsch können sie die Daten nach Kriterien wie Währung, Sektor, Land oder Unternehmen selek-tieren und so die ohnehin schon hohe Aussagekraft noch weiter präzisieren.

Für andere Nutzergruppen gibt juwis Reporting-Portal in Form einzelner, auf die Rechte der User angepasster Dashboards ausführlich Auskunft über die Plan- und Forecast-Zahlen des aktuellen Monats oder in der Monatsübersicht. Multidimensionale Ad-hoc-Analysen bis auf unterste Belegebene sorgen für größtmögliche Transparenz und können, wenn notwendig, schnell die Gründe für Ausreißer-Werte aufzeigen. Das Personal-Dashboard bietet eine Arbeitszeit-Analyse, in der u.a. farbliche Ampeln anzeigen, wie viele Mitarbeiter einen bestimmten Prozentsatz an Überstunden gesammelt haben und ob eine Unterschreitung der Erholungszeit vorliegt.

Ein Geheimnis für den Erfolg des sich ständig erweiternden Projektes sind juwis engagierte Controlling-Mitarbeiter, die mit dem programmier-freien Toolkit nicht nur selbst anspruchsvollste Applikationen umsetzen können, sondern auch andere Anwender in allen juwi-Unternehmen hervor-ragend schulen.

 

Juwi Case Study screenshot applikation

 

Der Kundennutzen
Mit dem Zusammenführen der Daten verschieden-ster Fachbereichssysteme hat juwi den Schritt hin zu einer abteilungsübergreifend integrierten Anwend-ung für Analyse, Reporting und Planung getan. Im Finanz-, Projekt- und Personalbereich stehen sämtliche Informationen auf Nutzergruppen zuge-schnitten zur Verfügung, um ausführlich kontrolliert oder anwenderfreundlich und effizient geplant zu werden.

In der Unternehmensplanung in BOARD hat juwi den umfassenden Überblick über alle Gesellschaften und Sektoren und erkennt schnell Planabweichungen einzelner Unternehmen. So kann juwi absehbare Planabweichungen in einem Sektor frühzeitig durch geeignete Gegensteuerungsmaßnahmen und Kompensationen stärker performender Sektoren ausgleichen. Damit begegnet juwi auch personellen Engpässen und politischen Unsicherheiten, ohne um die Geschäftsfähigkeit bangen zu müssen.

Alle Anwendungen sind verzahnt und erleichtern die Arbeit, da angepasste Daten automatisch in alle be-troffenen Hochrechnungen und Berichte einfließen.

Die Geschäftsleitung genießt einen transparenten Überblick über die Gesamtentwicklung aller Unter-nehmen, während das Controlling die Möglichkeit schätzt, Anwendungen selbstständig realisieren oder weiterentwickeln zu können. Dabei nutzt es BOARDs Flexibilität, um nicht nur die weltweite Unternehmensplanung in unterschiedlichen Währungen klar strukturiert umzusetzen, sondern außerdem den Stellenfreigabeprozess in Form eines papierlosen Workflows als internationalen Standard zu etablieren.