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ENI France

Transformation des Corporate Performance Managements bei Eni Gas and Power France

Steigerung der Effizienz um 80 % durch Prozessautomatisierung und Ablösung von Excel-Tabellen

Angesichts des stetig wachsenden Datenvolumens entschied sich Eni Gas and Power France für Board. Board ersetzt die manuellen, Excel-basierten Finanzsteuerungsprozesse, die die Produktivität des Finanz-Teams beeinträchtigten. Durch den Einsatz der Board-Entscheidungsfindungsplattform hat Eni seine Corporate-Performance-Management-Aktivitäten umgestaltet und einen Großteil des Budgetierungs-, Planungs- und Prognoseprozesses automatisiert. Dadurch können die Kosten gesenkt und die Effizienz der Abteilung drastisch gesteigert werden.

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  • Branche: Oil & Gas
  • Abteilung: Finance
  • Turnover: 1.8 Milliarden €
  • Customers: 1,3 Millionen
  • Founded: 1968
Steigerung der Effizienz um 80 % durch Prozessautomatisierung und Ablösung von Excel-Tabellen

Eni ist ein ursprünglich italienisches Unternehmen und der fünftgrößte Ölkonzern der Welt. Das Unternehmen ist in allen Segmenten des Energiemarktes vertreten. Dazu gehören Exploration und Produktion von Öl- und Gas, Handel mit Gas, Strom, Flüssiggas und Ölprodukten, Raffinerie u. a. von Biokraftstoffen, sowie erneuerbare Energien.

In Frankreich ist das Unternehmen seit 1968 mit drei Einheiten vertreten:

  • Eni Gas and Power France (Gas- und Stromversorgung)
  • Eni France (Tankstellen, Schmierstoffe, Bitumen, Kraftstoffe)
  • Versalis International (Chemie)

Diese erzielten 2019 mit 1,3 Millionen Kunden einen Umsatz von 1,8 Milliarden Euro.

Eni Gas and Power France (Eni) liefert Erdgas und Strom an Geschäftskunden sowie an private Haushalte. Das Unternehmen verfügt über eine Vielzahl von Gaslieferanten und hat zusätzlich zu eigenen Produktionskapazitäten langfristige Verträge mit verschiedenen Produzenten. Dadurch kann das Unternehmen sein Angebot auf dem französischen Markt garantieren und sichern.  

Die Stromversorgung von Eni wird über unterschiedliche Kanäle (Erzeuger, Händler und ausländische Akteure) eingekauft und stammt aus verschiedenen Produktionsquellen, darunter Kernkraft und erneuerbare Energien. Der von der Organisation vertriebene Ökostrom ist garantiert erneuerbar und wird in Europa produziert.

Das Unternehmen bietet auch Energieeffizienzlösungen an und wurde kürzlich zum dritten Mal in Folge zum besten Energieversorger gewählt.

Die Herausforderung: Schwerfällige, Excel-basierte Finanzsteuerungsprozesse verlangsamen die Analyse und das Reporting

Die Abteilung Management Control bei Eni erkannte, dass sie eine neue Lösung brauchten, um die verschiedenen Aktivitäten rund um Corporate Performance zu automatisieren und die Flexibilität und Autonomie in der Unternehmensführung zu erhöhen.

„Die Veränderung war notwendig, weil wir das Geschäft bislang manuell mit Excel gesteuert haben. Es war an der Zeit, das System auf Industrie-Niveau zu bringen und es zu modernisieren“, erklärt Aline Leganne, Leiterin der Abteilung Planung, Steuerung und Kreditmanagement. „Wir kommen auf fast eine Million Datenzeilen und Excel hatte bereits mit 500.000 Zeilen zu kämpfen. Also haben wir einige Aktivitäten auf Access umgestellt, aber das war genauso langsam.“

So arbeiteten die meisten Mitarbeiter der Finanzabteilung weiterhin mit Excel, ergänzt durch Access. Das Ganze in einem Prozess, bei dem die Daten manuell aktualisiert werden mussten. Das war sehr restriktiv, langsam und anfällig für Dateneingabefehler. 

„So viel Zeit damit zu verbringen, Dinge von Hand zu erledigen, ist nicht wirklich smart. Es beeinträchtigt die Produktivität und Leistung der Mitarbeiter, weil wir weniger Zeit haben, uns hinzusetzen und Dinge zu analysieren“, fügt Aline Leganne hinzu.

Das Projekt: Ein effizienterer Ansatz für Corporate Performance Management 

Eni hatte bereits versucht, ein Tool auf Konzernebene zu implementieren, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Das Projekt war jedoch gescheitert, sodass die Suche nach einer robusteren Lösung begann. Ziel war es, eine zuverlässige und effiziente Software-Plattform zu implementieren, die Funktionen für das Corporate Performance Management (CPM) im Finanzwesen (einschließlich Berechnung von Ist-Werten und Prognosen) mit der Möglichkeit kombiniert, die zahlreichen Leistungsindikatoren des Unternehmens zu erstellen. 

Der Markt, in dem Eni tätig ist, erfordert die effiziente Verarbeitung großer Mengen technischer Daten und Finanzdaten. Das Unternehmen benötigte daher eine Lösung, die auch die verschiedenen Systeme im Rechnungswesen miteinander verbindet, die Daten in mehreren Formaten auswertbar macht und die zahlreichen Transaktionen erleichtert – insbesondere während der Phasen des Finanzabschlusses. 

Die passende Lösung musste außerdem offen und flexibel genug sein, um Geschäftsprozesse und Marktspezifika zu integrieren sowie eine schnelle Anpassung an neue regulatorische Vorgaben zu ermöglichen. Schließlich sollte die Implementierung neuer Funktionen nicht nur möglich, sondern vor allem auch einfach sein. 

Durch die Automatisierung bisher manueller Aufgaben (einschließlich Datenerfassung, -eingabe und -aktualisierung) sollte die neue Lösung Zeit für die Performance-Analyse freisetzen und der Finanzabteilung die gewünschte Autonomie im IT-Management geben. Das Tool würde also vom Fachbereich gestaltet und vorangetrieben werden; „Ein Tool für das Finanzwesen, vom Finanzwesen“, wie es Aline Leganne ausdrückt.

Ziel war es, durch den Einsatz einer einheitlichen Lösung einen wirklichen Sprung im Bereich Performance-Management und in der Entscheidungsfindung zu machen. Das ausgewählte Produkt musste die Finanzplanung und Echtzeitanalyse vereinfachen und beschleunigen, einschließlich:

  • Finanzsimulationen 
  • Budgetierung 
  • Produkt-/Kundenprofitabilitätsanalyse 
  • Reporting
  • Bilanzerstellung (inkl. Berechnung des Betriebskapitals)
  • Erstellung der monatlichen Gewinn- und Verlustrechnung 
Warum Board?

Auf der Suche nach einer leistungsstarken Lösung für all diese Aktivitäten evaluierte Eni auch die Board-Entscheidungsfindungsplattform, die Business-Intelligence-, Planungs- und Predictive-Analytics-Funktionen in einer einzigen, benutzerfreundlichen Oberfläche vereint.

Nach einer Ausschreibungsphase, in der Proof of Concept (POC)-Modelle mehrerer Lösungen verglichen wurden, setzte sich Board aufgrund dreier entscheidender Kriterien durch: 

  • Die Rechenleistung und die Fähigkeit, große Datenmengen schnell zu verarbeiten
  • Die Agilität, neue Funktionen einzurichten
  • Die Fähigkeit, auf regulatorische Anforderungen zu reagieren

Die Vorteile: Eine deutliche Verbesserung des Finanzmanagements

Nachdem Board implementiert ist, liegen die Vorteile für Eni laut Aline Leganne auf der Hand:

„Der ROI ist sehr deutlich: Wofür wir früher eine Woche pro Monat aufwenden mussten, brauchen wir heute mit der Board-Lösung nur noch einen Tag. Mit anderen Worten: Mit Board hat das Finanzmanagement-Team von Eni Gas and Power France fast eine Woche pro Monat gewonnen. Der Produktivitätsgewinn ist offensichtlich und beträchtlich. Die Kosten wurden gesenkt und die Entscheidungsfindung wurde durch diese flexible und robuste Software erheblich erleichtert.“

Der Funktionsumfang des Projekts wurde bei Beginn genau definiert. Der gewählte Board-Partner war in der Lage, das Setup der Plattform zu optimieren, indem er dem Eni-Team die verschiedenen Vor- und Nachteile jeder möglichen Option exakt darstellte. Alle Daten sind jetzt in Board integriert und die Prozesse auf der Plattform modelliert. Die Quelldaten stammen vorwiegend aus den Abrechnungs- und CRM-Systemen und werden häufig aktualisiert. 

Durch die Automatisierung von Prozessen, die früher manuell durchgeführt wurden, konnte Eni auch das Risiko von Fehleingaben reduzieren. Die Finanzteams haben nun zuverlässig und schnell Zugriff auf Daten, Tabellen und KPIs – Excel-Dateien gehören der Vergangenheit an. Der gesamte Finanzprozess wird durch Board unterstützt. Die Software ist einfach zu bedienen und wird vom Eni-Team sehr gut angenommen – so sehr, dass das Team den Umfang der Nutzung nach und nach erweitert.

Die Umsetzung dieses Großprojekts dauerte sieben Monate. Aline Leganne schätzte besonders die gute Koordination zwischen Board, dem Partner und ihrem eigenen Team, das das Tool ohne Probleme übernahm. 

„Alle arbeiteten sehr sorgfältig und verantwortungsbewusst. Das hat es uns ermöglicht, auch die technisch schwierigsten Punkte problemlos umzusetzen. Ich denke da vor allem an die Abbildung der Energiesteuern. Die gute Koordination der drei Teams hat es möglich gemacht, das Tool so aufzusetzen, dass auch technisch komplexe Sachverhalte abgedeckt werden können“, freut sich Aline Leganne.

Auch die Umsetzung heutiger Anforderungen an Ergonomie, Zusammenarbeit und Autonomie trägt zum Erfolg des Projekts bei.

Nächste Schritte: Ausweitung des Einsatzes von Board auf andere Bereiche 

Aline Leganne denkt bereits über weitere Projekte für den Einsatz von Board im Finanzmanagement nach, darunter die Entwicklung einer Anwendung für das Kreditmanagement.

Eni beabsichtigt außerdem, sich die Benutzerfreundlichkeit der Board-Plattform zu Nutze zu machen, um sie auf andere Unternehmensbereiche auszuweiten und andere Bereiche und Prozesse des Performance-Managements zu integrieren. 

"Der ROI ist sehr deutlich: Wofür wir früher eine Woche pro Monat aufwenden mussten, brauchen wir heute mit der Board-Lösung nur noch einen Tag.“

Aline Leganne Leiterin der Abteilung Planung, Steuerung und Kreditmanagement