Integrierte Unternehmensplanung bei Coca-Cola European Partners

Coca-Cola European Partners ist der weltweit größte unabhängige Abfüller für Coca-Cola. Mit einer fast 100-jährigen europäischen Tradition ist das Unternehmen Marktführer in einem der größten Sektoren für schnelldrehende Konsumgüter (Fast-Moving Consumer Goods, FMCG) mit einem Wert von mehr als 100 Mrd. Euro. Das Unternehmen ist Anbieter einer Vielzahl von führenden Getränkemarken für mehr als 300 Mio. Verbraucher in 13 europäischen Ländern.

Kurzprofil des Kunden

• Branche: schnelldrehende Konsumgüter (FMCG)
• Verbraucher: 300 Mio.
• Jährlich verkaufte Markenprodukte in Litern: 14,2 Mrd.
• Jährlich abgesetzte Verkaufseinheiten: 2,5 Mrd.
• Länder: 13
• Mitarbeiter: 25.000
• Umsatz: € 11,1 Mrd.
• Betriebsgewinn: € 1,5 Mrd.
• Betriebsausgaben: € 2,8 Mrd.
• Gewinn je Aktie: € 2,12

Board Projektüberblick

• Unternehmensbereich: Supply Chain Finance
• Implementierte Lösung: Integrierte Unternehmensplanung – treiberbasierte Supply-Chain-Planung und -Forecast
• Projektumfang: Produktion (48 Werke), Lager (85 Standorte), operatives Geschäft und Logistik für Erfrischungsgetränke
• Anwender: CFO, SCM-Leiter, Controller, Abteilungs- und Betriebsleiter

Ausgangspunkt: Licht in die „graue Welt“ der Lieferkette bringen

Um die Herausforderung, vor der Coca-Cola stand, und die daraus folgende Board-Lösung zu verstehen, beginnen wir bei dem Wunsch des Unternehmens, den Bereich „Supply Chain Finance“ nach den folgenden drei Leitsätzen zu transformieren: effizienteres Finanzwesen, automatisierte Planung und optimiertes Reporting. Wie Ivan Evstatiev, Senior Manager des Bereichs Planning & Performance Management bei Coca-Cola European Partners sagt: „Dies ist eine wahre Geschichte aus der Praxis, die davon erzählt, wie das Finanzwesen eines Unternehmens von seiner Komplexität befreit (oder zumindest deutlich vereinfacht) wurde.“

Als Enabler dieser Transformation identifizierte die Gruppe drei miteinander verbundene Ansatzpunkte:

• Weiterentwicklung der Planungsmethodologie vom „klassischen“ Finanzansatz zur Einführung von treiberbasierter Planung
• Digitale Innovation; statt Excel und Access Implementierung einer modernen Lösung für eine integrierte Unternehmensplanung und -analyse
• Neue Mentalität und bessere Kommunikation zwischen den verschiedenen Teams im Unternehmen

Zusammengefasst bestand das Ziel der Gruppe darin, eine neue Software-Lösung mit einer neuen Planungsmethode zu kombinieren, unterstützt durch eine umfassende unternehmensweite Kommunikation:

„Diese Transformation betraf im Grunde alle Bereiche unserer Supply Chain Finance-Abteilung und damit die Hälfte unserer Coca-Cola-Welt“, erklärt Ivan Evstatiev. „Wir bezeichnen dieses Gebiet als ‚graue Welt‘, einfach da die Supply Chain – im Vergleich zu sichtbareren Bereichen wie Vertrieb und Marketing – sowohl zu technologischer als auch finanzieller Komplexität neigt. Daher war es für uns von größter Wichtigkeit, die Finance-Funktionsbereiche in unsere Transformationsvision einzubinden.“

Transformation in der Praxis: Treiberbasierte Planung

Das Konzept der treiberbasierten Planung lässt sich vereinfacht wie folgt definieren: Finanzplanung auf Grundlage von Betriebsdaten und Geschäftsfaktoren (Geschäftskennzahlen bzw. geschäftliche Schlüsselindikatoren (KBI)). Treiberbasierte Planung leistet das, wozu herkömmliche Planungsmethoden nicht in der Lage sind: Sie schließt die Lücke zwischen Zielvorgaben, Prognosen und Ressourcenzuweisung. Coca-Cola European Partners benötigte eine Lösung, die sowohl Finanz- und Betriebsanalysen als auch Planung kombiniert – nur so wird der treiberbasierte Planungsansatz effektiv ermöglicht.

Board stellte sich dabei als beste Lösung für die Anforderungen von Coca-Cola heraus, da eine seiner einzigartigen nativen Funktionen die nahtlose Verschmelzung von Analyse, Planung und Simulation in einer Umgebung ist. Darüber hinaus konnte Board eine der wichtigsten Voraussetzungen für die treiberbasierte Planung erfüllen: „Nur die Variablen auszuwählen, die von uns tatsächlich als Treiber bezeichnet werden und die in Bezug auf die Unternehmenssteuerung konkret sind. Auf diese Weise wird die treiberbasierte Planung ‚verwertbar‘ und es wird eine Brücke zwischen Finance-Teams und ihren operativen Geschäftspartnern geschlagen“, schildert Ivan Evstatiev. Die von Coca-Cola für die treiberbasierte Planung überwachten und kontrollierten KBIs sind wie folgt unterteilt:

FRÜHINDIKATOREN

• Absatzmenge
• Produktionsmenge
• Vollzeitäquivalente (FTEs)
• Produktivität

SPÄTINDIKATOREN

• Abweichungen bei Lohn- und Gehalt
• Liniengeschwindigkeit
• Retouren

„Stellen Sie sich eine Produktionslinie vor und nehmen wir an, es handelt sich dabei um die Flaschen-/Dosenabfüllanlage. Diese Linie hat eine bestimmte Abfüllgeschwindigkeit von Flaschen pro Stunde und ein bestimmtes Produktivitätsniveau basierend auf der Produktivität der Beschäftigten, die an dieser Anlage arbeiten. Das Team setzt sich beispielsweise aus vier Maschinenbedienern, einem Techniker und zwei Anlagenbetreuern/-planern für den Betrieb der Produktionsanlage zusammen; maßgeblich ist aber vor allem das Produktionsvolumen bzw. das geschätzte Produktionsvolumen für die Anlage selbst“, erläutert Ivan Evstatiev.

Dank Board kann Coca-Cola die Höhe der Löhne, Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuer usw., die an bzw. für die oben genannten Maschinenbediener, Techniker und Anlagenbetreuer/-planer der Abfüllanlage gezahlt werden müssen, leicht überprüfen und analysieren. Das Unternehmen kann darüber hinaus auf einen Blick den Strom- und Wasserbrauch der Produktionslinie sowie den Wartungs- und Instandhaltungsbedarf sehen. Diese Berichte und Analysen sind nahtlos mit den Simulationsfunktionen der Board-Plattform verbunden. Angenommen der Produktionscontroller möchte bewerten, wie sich eine hypothetische Änderung der Teamzusammenstellung für eine bestimmte Produktionslinie und damit eine Veränderung des Arbeitsplans auswirkt. Mithilfe der Simulationsfunktionen von Board ist der Controller in der Lage, die finanziellen Auswirkungen dieser Änderungen wie z. B. die Kosten für Arbeitskräfte und Betriebsmittel zu sehen. So kann er entscheiden, welche Teamzusammenstellungen und Arbeitspläne am besten sind.   

„Durch Klicken auf eine Schaltfläche sowie ein paar im Hintergrund ausgeführte Berechnungen und Algorithmen erhalten wir sofort eine vollständige Kontrolle über unsere Betriebsdaten“, fährt Evstatiev fort. „So können wir direkt auf einen vollwertigen Plan zugreifen. Und genau darin besteht das Konzept, eine Brücke zwischen den Finance-Teams und ihren operativen Geschäftspartnern zu schlagen und einen Austausch zwischen diesen beiden Gruppen zu fördern. Auf diese Weise können operative Mitarbeiter – oder beliebige andere Mitarbeiter – Betriebsdaten direkt mit Finanzdaten verknüpfen und so die Gesundheit des Unternehmens sicherstellen. Ich musste beispielweise einmal eine bestimmte G&V-Zeile anpassen und war dabei allein auf mein Bauchgefühl angewiesen. Heute können wir mithilfe von Board unsere Entscheidungen direkt basierend auf Betriebsdaten treffen.“

Von Produktionsanlagen zu Verkaufsautomaten: alle FMCG-Supply-Chain-Aktivitäten in der Board-Plattform

Als FMCG-Unternehmen muss Coca-Cola European Partners neben einer kompletten Supply-Chain-Transparenz stets eine vollständige Harmonisierung zwischen den verschiedenen Produktions- und Lieferphasen sicherstellen. Dazu sind rigorose Planungsprozesse und regelmäßige Prognosen sowie das Monitoring von abschließenden Aktivitäten erforderlich.

Im Rahmen des operativen Geschäfts mit Erfrischungsgetränken müssen sämtliche Verkaufsautomaten in lokalen Geschäften gemanagt und kontrolliert werden, einschließlich Aufstellung, Aktivitäten, Transport und Wartung. Geschäftsbereichsleiter u. a. in der Produktion, Lagerhaltung und Logistik müssen einen handfesten wirtschaftlichen Nutzen aus dem riesigen Pool der durch diesen Prozess erstellten Daten ableiten und einen einwandfreien Informationsfluss durch die Wertschöpfungskette erzeugen.

„Mit Board können wir so ziemliche alle der unzähligen Aktivitäten, die heutzutage in Verbindung mit der Lieferkette stehen, abdecken”, so Ivan Evstatiev. „Also 48 Werke, 85 Lager, alles, was rund um die Distribution vorstellbar ist, vom Handel bis zur lokalen Vertriebsabteilung einer Niederlassung usw. Alles ist in der Board-Plattform integriert: jeder Standort, jede Anlage und jeder Logistikaspekt.“

Projektumfang

• Wöchentlicher und monatlicher Forecast (Mitte und Ende des Monats)
• Monitoring von abschließenden Aktivitäten
• Jährliche Geschäftsplanung/Budgetierung
• Vollständige Länderkonsolidierung und monatliches Reporting
• Supply-Chain-Konsolidierung der European Group und Coca-Cola European Partners gesamt

„Angesichts der Bereiche, die wir transformiert haben – neue Planungsmethodologie, Digitalisierung und Mentalitätswandel – hat Board uns in die Lage versetzt, unsere Projektziele zu erreichen, und hat neben zeitlicher Effizienz, Prozessautomatisierung, Standardisierung und Datenzentralisierung auch zu einer höheren Anwenderfreundlichkeit und Wartungsfreundlichkeit der Systeme beigetragen“, sagt Evstatiev.  

Zeitliche Effizienz bei Finanzaktivitäten: 10 % manuell und 90 % digital.

Durch die digitale Transformation der Finanzaktivitäten mit Board spart Coca-Cola European Partners nun sehr viel Zeit. Die Teams können sich auf Analysen sowie Entscheidungsprozesse konzentrieren und Möglichkeiten für kontinuierliche Verbesserungen finden, statt Zeit für manuelle Arbeiten ohne Mehrwert aufzubringen:

„10 % des Inputs unserer Supply-Chain-Finanzaktivitäten basieren auf länderspezifischen Geschäftserkenntnissen, wohingegen 90 % aus vorausgefüllten G&V-Outputs stammen – dank der treiberbasierten Methodologie und der automatisierten Eingabe von Betriebsdaten“, erklärt Evstatiev. „Wir möchten nicht, dass Finanzmitarbeiter mit all den mühsamen Einzelschritten zum Erstellen eines Plans kämpfen müssen. Wir wollten diesen Bereich digitalisieren und genau das ist uns mit der Board-Plattform gelungen.“ 

Zeitliche Effizienz bei Datenübertragungen: Bruch mit dem „Status quo“ – 15 Minuten statt 24 Stunden

Neben dem finanziellen Aspekt der Zeiteinsparungen hat Board Coca-Cola auch zu effizienteren Datenübertragungen verholfen. Vor der Implementierung von Board war das Unternehmen aufgrund der Systemleistung in einer „Kultur“ gefangen, die von nächtlichen Daten-Uploads und -Übertragungen geprägt war. Da die Unternehmen von heute mit großen Datenmengen umgehen müssen, ist es von entscheidender Bedeutung, über aktualisierte, relevante Informationen (nahezu) in Echtzeit zu verfügen; nur so gewinnen Mitarbeiter aktuelle aufschlussreiche Erkenntnisse für bessere Planungszyklen und Entscheidungsprozesse.

Ivan Evstatiev hebt hervor:

„Nun erfolgen alle 15 Minuten Datenübertragungen von unserem ERP-System an die Cloud und von der Cloud an Board, und wir können den Status unserer Datenübertragungen zu jedem beliebigen Zeitpunkt pro Land effektiv überwachen. Wir sind in der Lage, vollständige Finanzberichte im Hinblick auf Gewinn und Verlust zu erstellen. Im Vergleich zu unserem vorherigen 24-Stunden-Zyklus stellen die 15 Minuten auf jeden Fall eine Revolution dar; sie bedeuten einen Bruch mit dem Status quo und stehen für innovatives Denken.“

Live Status Tracker: Wenn Automatisierung bedeutet, mit schnellen Veränderungen Schritt zu halten

In der FMCG-Branche können, wie in keinem anderen Industriezweig, geringfügige zahlenmäßige Veränderungen eine bemerkenswerte Auswirkung auf den gesamten Planungsprozess bis hin zur Supply-Chain-Konsolidierung haben. Vor Nutzung der Automatisierungsmöglichkeiten von Board hatte Coca-Cola mit komplexen und untereinander verknüpften Excel-Dateien und Access-Datenbanken zu kämpfen. Auf die darin enthaltenen Informationen konnten nicht immer mehrere Benutzer gleichzeitig zugreifen. Unterschiedliche Teams und Manager mussten sich regelmäßig absprechen, um sicherzustellen, dass man auf demselben Stand war. Alle, vom CFO über den SCM-Leiter bis hin zu Controllern, Abteilungs- und Betriebsleitern, mussten monatlich miteinander telefonieren und die für bestimmte Planungsprozesse zuständigen Mitarbeiter fragen, ob sie noch an den Zahlen arbeiten oder ob man den aktuellen Werten trauen könne. Erst dann konnten die Werte für den nächsten Schritt genutzt werden.

„Nicht selten stellten wir im nächsten Monat eine Veränderung der Zahlen fest, nachdem wir Finanzberichte oder Forecasts erstellt sowie Zyklen abgeschlossen hatten und davon ausgegangen waren, dass alles erledigt sei. Jemand hatte irgendwo in irgendwelchen Plänen eine Zahl geändert, was sich konsequent auf alles andere auswirkte“, erzählt Ivan Evstatiev. „Dank des Board Status Tracker Cockpits können wir heute stattdessen stets überwachen, wie die Planung verläuft, wer noch daran arbeitet, wer fertig ist und wer auf Hindernisse beim Planungsprozess gestoßen ist.”

Die ‚Mutter aller Schaltflächen‘: Konsolidierung mit einem Klick

Die Unternehmensgeschichte von Coca-Cola European Partners ist geprägt von zahlreichen Fusionen und Übernahmen. Jede Organisation weist dabei einen anderen Hintergrund auf und bringt eigene Planungsansätze sowie Geschäftsmetriken, Logiken und Methodologien mit. Mit Board kann das Unternehmen automatisch eine vollständige Länderkonsolidierung durchführen und so die Datenkonsistenz sicherstellen sowie detaillierte Einblicke in die Finanz- und Betriebsergebnisse bereitstellen. Auf der Board-Plattform steht den Teams von Coca-Cola eine rote „Alles genehmigen“-Schaltfläche zur Verfügung:

„Wir bezeichnen diese kleine rote Schaltfläche als ‚Mutter aller Schaltflächen‘, weil sie uns die Konsolidierung in einem Bruchteil einer Sekunde ermöglicht. Ja, Konsolidierung kann mit einer einzigen Schaltfläche erfolgen. Ja, Konsolidierung kann für 48 Produktionsstätten und 85 Lager erfolgen. Zunächst war ich überaus skeptisch, aber ich kann garantieren, es funktioniert“, bemerkt Evstatiev voller Begeisterung.

Mit Board kann die Gruppe Analysen, Planungen und Simulationen in einer einzigen Umgebung mit konsistenter Logik durchführen und anhand derselben Datensätze unternehmensweite Analysen und Berichte erstellen. Tatsächlich ist Coca-Cola European Partners durch die Vorteile der Board-Plattform eine effektive Standardisierung und Datenzentralisierung gelungen sowie der Ausbau eines gemeinsamen Servicecenters und Center of Excellence in Bulgarien, das für sämtliche Datenladevorgänge und alle Dateneingaben verantwortlich ist. Von diesem Zentrum aus können neben dem gesamten Prozess der standardisierten Planung auch Analysen und Berichte für alle Länder, in denen Coca-Cola European Partners tätig ist, zentral gesteuert werden.

Hinter den Kulissen: Datentransparenz

Durch Board mit seiner schnellen Entwicklungszeit hat Coca-Cola European Partners eine wirkungsvolle Kombination aus Automatisierung und Standardisierung erhalten – dank einer einheitlichen Umgebung zur Analyse, Reporting, Planung und automatischen Erstellung von Forecasts. Hierbei handelt es sich um eine digitale Revolution, die durch die Verbindung methodischer Grundsätze mit herausragender Technologie möglich wurde:

„Es ist nicht eine einzige Anwendung, die eine Revolution herbeiführt; vielmehr ist es die Mischung aller von uns auf der Board-Plattform entwickelten Anwendungen, samt der Architektur und dem All-in-One-BI- und EPM-Ansatz, der Flexibilität und der modernen grafischen Benutzeroberfläche (GUI) von Board“, erklärt Evstatiev. „Board gibt uns die Effizienz, die wir uns alle gewünscht haben und die das Management im gesamten Planungsprozess sehen wollte.“

Die Voraussetzung für diese Art von Projekt ist allerdings eine solide Datenbasis: Optimierung, Effizienz, Digitalisierung und Automatisierung sind nur die Spitze des Eisbergs. Geht man tiefer, spielen auch andere Vorteile eine Rolle, etwa Datentransparenz über den gesamten Entscheidungsprozess hinweg:

„Wenn ich sage, dass Board die Datenverfügbarkeit und -integrität unseres Unternehmens sicherstellt, meine ich damit nicht einfach nur das herkömmliche Garbage-in-Garbage-out-Prinzip. Ich spreche vielmehr davon, dass Board uns einen nachhaltigen Unternehmensprozess ermöglicht, der Daten rechtzeitig und in guter Qualität bereitstellt“, so Evstatiev.

Einbindung des gesamten Unternehmens und Förderung des Wandels: Anwenderfreundlichkeit und Kommunikation

Wenn eine wesentliche Änderung in einer Organisation eingeführt wird, kommt es darauf an, alle Beteiligten aktiv einzubinden. Denn so wird eine erfolgreiche, in den verschiedenen Abteilungen und Hierarchien gut aufgenommene Umsetzung wahrscheinlich. Evstatiev betont: „Sie müssen Ihr Publikum kennen, um eine solche Transformation schnell durchzusetzen, und sich entsprechend strategisch positionieren. Alle Stakeholder im Unternehmen müssen sich an den Zielen des Managements ausrichten … andernfalls könnten sich die Hindernisse als relativ groß erweisen.“

Neben der technischen Unterstützung während des Projektmanagements haben die Anwenderfreundlichkeit und Flexibilität der Board-Plattform dazu beigetragen, dass Coca-Cola European Partners die neue Lösung effektiv und reibungslos einführen konnte. Aus Endanwendersicht hat die Board-Integration in Excel und das übrige Microsoft Office-Paket (traditionell in jedem Finanzbereich eingesetzt) die Benutzerakzeptanz sogar noch weiter gefördert. Außerdem werden die Finanzanwendungen nun direkt vom Finance-Team verwaltet, das damit unabhängig von der IT-Abteilung ist.  

Darüber hinaus hat die integrierte Board Workflow-Funktionalität mehr Transparenz zwischen Mitarbeitern und dem Senior Management der Coca-Cola Company geschaffen – sowohl auf Länderebene als auch auf europäischer Ebene. Das Unternehmen kann nun auf einer einheitlichen Plattform sämtliche Produktionsstätten, Lager, Logistikprozesse und operativen Geschäfte mit Erfrischungsgetränken für jedes einzelne Land überwachen. Und auf genau derselben Plattform kann das Management den Fortschritt der Plan- und Forecast-Abgaben aller europäischen Länder kontrollieren. Diese wirkungsvolle Kombination aus detaillierter Ansicht zum einen und allgemeinem Überblick zum anderen führt zu einer höheren Benutzerakzeptanz und unterstützt die Aufgabe des Managements, die Aktivitäten der Belegschaft beobachten zu können.

Die Mitarbeiter des Unternehmens schätzen zudem die technische Leistungsfähigkeit von Board, z. B. die Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit der Cloud-Basis. „Wir haben eine Vielzahl zentraler und lokaler Teams in den Ländern, und alle erkennen Boards Vorteile für das Unternehmen“, kommentiert Ivan Evstatiev. Alle Benutzer sind nun in derselben Plattform integriert: „Mithilfe von Board können wir den vollständigen Planungsumfang berücksichtigen – nicht nur einen Teil davon, und nicht nur monatliche Berichte usw. Wirklich jeder Benutzer, der eine Funktion im Planungszyklus innehat, nutzt die Board-Plattform. Dadurch können wir die Kommunikation im gesamten Unternehmen fördern und in der Folge den Veränderungsprozess effektiv voranbringen“, bemerkt Evstatiev abschließend.

Der Inhalt dieser Case Study gibt die Informationen wieder, die von Coca-Cola European Partners auf dem BoardVille Event am Montag, den 14. Mai 2018 präsentiert wurden.