Case Study

RZB Rudolf Zimmermann - Case Study

RZB setzt auf „Smart Technology“ im Controlling

Das Unternehmen

Als Licht- und Leuchten-Generalist steht die RZB Rudolf Zimmermann, Bamberg GmbH seit 80 Jahren verbindlich für höchsteffiziente Produkte und exzellente Lichtqualität „Made in Germany“. Das Familienunternehmen mit 600 Mitarbeitern in Bamberg bietet ein breites Portfolio von mehr als 20.000 Produkten in den Sparten Innen- und Außenleuchten, Sicherheitsleuchten sowie Lichtmanagementsystemen. Die RZB Unternehmensgruppe ist mit etwa 800 Mitarbeitern weltweit in über 70 Ländern rund um den Globus vertreten. Basierend auf den Leitlinien „Smart Technology“ und „Excellent Design” liefert RZB immer wieder beispielgebende Lösungen und wurde bereits wiederholt mit dem TOP 100-Siegel für überdurchschnittliche Innovationserfolge ausgezeichnet. Aufgrund der hohen Fertigungstiefe ist der Begriff Industrie 4.0 für RZB nicht nur ein Schlagwort, sondern gelebte Wirklichkeit: Menschen, Maschinen, Anlagen, Logistik und Produkte kommunizieren und kooperieren miteinander.

Die Herausforderung

Das zentrale Controlling am Standort Bamberg analysierte die kompletten Unternehmensdaten bisher teils mit Hilfe integrierter Werkzeuge des SAP-ERPs und führte darüber hinaus weitere Analysen in Excel durch. Die Excel-Reports hatten auf Grund der fehlenden Datenbankanbindung jedoch das Problem, dass sie monatlich von Hand aktualisiert werden mussten. Das stellte einen immensen Zeitaufwand dar, nahm unnötig Ressourcen in Anspruch und verhinderte den Zugriff auf tagesaktuelle Daten. Die erstellten Reports wiederum wurden über aufwändig programmierte Routinen an rund 300 Adressaten als PDF verschickt. Waren Änderungen am Versand der Reports nötig oder wurden weitere Details in den Berichten gewünscht, war das nur durch weitere Programmierungen durch die IT-Abteilung oder externe Dienstleister machbar. Für das Controlling von RZB war das auf Dauer ein unkomfortabler, nicht zufriedenstellender Zustand.

Die Board-Lösung

„Mit dem Ziel vor Augen, Prozesse zu automatisieren, bessere Analyse- und Planungsmöglichkeiten zu schaffen und mehr Selbständigkeit für das Controlling zu gewinnen, haben wir uns dazu entschlossen, eine professionelle Business Intelligence- und Performance Management-Lösung einzuführen“, berichtet Markus Utter, Leiter Controlling bei RZB. „Die bisherige Vorgehensweise war nicht mehr zeitgemäß und entsprach auch nicht den Werten und Leitlinien, die wir in anderen Unternehmensbereichen v.a. in Hinblick auf unsere Produkte vertreten.“

Verschiedene Werkzeuge wurden betrachtet, darunter auch die Board-Entscheidungsfindungsplattform. Board überzeugte vor allem durch die nahtlose Verschmelzung von Analyse, Planung, Reporting und Simulation in einer Lösung. Die Vielschichtigkeit der Anwendungsmöglichkeiten, z.B. nicht nur internes Reporting, sondern auch externes Rechnungswesen abbilden zu können ohne verschiedene Insellösungen zu schaffen, wurde mit Begeisterung aufgenommen.

Punkten konnte das Werkzeug bei dem Leuchtenhersteller zudem durch die einfache Anbindung von Datenquellen jeglicher Art. So sollte als Datenquelle für das Tool nicht nur das hausinterne ERP SAP fungieren, sondern bspw. auch Exceltabellen eingelesen werden, die der RZB-Standort Malaysia mangels SAP liefert.

„Board bietet eine sehr attraktive Oberfläche, die sowohl von uns Controllern als auch allen anderen Mitarbeitern intuitiv zu bedienen ist, da es in der Anwendung den MS Office-Programmen ähnelt“, erklärt Utter die Entscheidung für die All-in-One-Plattform.

Ein wichtiges Argument pro Board war zudem die umfassende MS Office-Integration, welche die Software bietet. Mit wenigen Klicks lassen sich Berichte und Dashboards nach Excel, PowerPoint oder Word exportieren und dort, dank der weiterhin bestehenden Verbindung zur Board-Datenbank bearbeiten bzw. auf Knopfdruck aktualisieren.

Der erste Projektschritt umfasste die Abbildung des 10-12-seitigen Management Reports in Board, der bisher einmal im Monat manuell in Excel angefertigt wurde und Umsätze, Kosten und Bestände enthält. Hinzu kam eine Konzernübersicht, die weltweite Standorte wie Malaysia einbindet, um die Gesamtumsätze der Unternehmensgruppe darzustellen. Durch die automatisierte Erstellung dieser Berichte, egal ob die Daten von SAP oder Excel einfließen, hat das Controlling-Team kostbare Zeit gespart.

Für das bis auf Weiteres vorgesehene Broadcasting wurde ein elegantes Cockpit für die Report-Generierung entwickelt. Damit fällt es dem Controlling nun leicht, selbst zu definieren, welche Reports an welche Adressaten in welchem Turnus verschickt werden sollen. Einmal festgelegt, laufen die Routinen automatisiert durch. Für die Zukunft ist es jedoch angedacht, dass jeder Nutzer seine Berichte mit Hilfe übersichtlicher Cockpits in Board selbst aufruft und nach seinen Bedürfnissen dann weitere Analysen durchführen kann.

Mit der VSB hat das Unternehmen einen engagierten Board-Implementierungspartner gefunden, der vor allem durch die lokale Nähe gut erreichbar ist. Die VSB-Consultants wurden bei der Einführung von der neuen BI-Lösung direkt vor eine kleine Herausforderung gestellt: RZB wünschte sich einen sogenannten Arbeitszeitkalender, mit dessen Hilfe es möglich ist, auf die Anzahl tatsächlicher Arbeitstage bezogen auf gleiche Zeiträume zu vergleichen. Die Aufgabe konnte auf Grund der Flexibilität von Board jedoch sauber gelöst werden.

„Die Zusammenarbeit mit VSB erleben wir als sehr positiv. Die Berater sind kompetent, engagiert und gingen auch während der heißen Entwicklungsphase auf Wünsche nach zusätzlichen Funktionen ein. Bei Fragen erhalten wir stets kurzfristig Rückmeldungen, so dass wir uns wirklich sehr gut aufgehoben fühlen“, beschreibt Markus Utter die Betreuung durch den Board-Partner.

In der nächsten Projektphase möchte Markus Utter mit seinem Team nun die Planungsprozesse in Board abbilden: „Das wird ein großer Schritt für uns, denn dafür müssen alle Standorte an das System angebunden werden und viele Board-User rund um den Globus mit der neuen Plattform arbeiten.“

Zunächst will das Team die operative Planung angehen. Hier verspricht es sich eine wesentlich größere Detailtiefe als das im bisherigen System möglich ist.

Der Kundennutzen

„Mit Board haben wir eine Plattform installiert, die wir von der Fachabteilung heraus weitgehend selbstständig administrieren können. Das hat nicht nur Prozesse verschlankt und beschleunigt, sondern schont auch die knappen Ressourcen unserer IT-Abteilung“, erklärt Markus Utter. „Das Controlling-Team hat dank der Zeitersparnisse durch die Prozessautomatisierung rund um Daten, Reporting und Präsentation von Ergebnissen nun die Gelegenheit, sich Bereichen zu widmen, die zuvor aus Zeitmangel nicht aktiv genug verfolgt werden konnten. Heute sind wir in der Lage, das Produktions- und Einkaufscontrolling intensiver zu betrachten und Prozesse zu begleiten.“

Durch die Integration von Analyse, Planung, Reporting und Simulation in einer Plattform verspricht sich RZB außerdem mehr Transparenz und Einblick in die Auswirkungen von Entscheidungen über das gesamte Unternehmen hinweg.

„Planung und Reporting betrifft immer das gesamte Unternehmen. Erst wenn alle Abteilungen Hand in Hand arbeiten und für jeden die Zusammenhänge der einzelnen Prozesse transparent sind, kann ein Unternehmen effizient gesteuert werden. Mit Board haben wir die perfekte Grundlage dafür geschaffen“, fasst Markus Utter zusammen.