Riedel Communications

Volle Transparenz - die Weichen für mehr Wachstum

Das Unternehmen

Die 1987 gegründete RIEDEL Communications GmbH & Co. KG entwickelt, fertigt und vertreibt zukunftsweisende Intercom-, Glasfaser-, Audio- und Funksysteme für Kunden in aller Welt. Die Systeme kommen in den Bereichen Rundfunk, Veranstaltungen, Theater und Industrie zum Einsatz. RIEDEL-Technik wird u.a. bei der Formel 1, der DTM sowie dem Red Bull Stratos-Projekt (Felix Baumgartners 39.000 Meter hoher Sprung aus der Stratosphäre) erfolgreich eingesetzt. Die Unternehmensgruppe beschäftigt über 400 Mitarbeiter an 14 Standorten in Europa, Australien, Asien und Amerika.

Die Herausforderung

Durch Akquirierung von Neuprojekten sowie zusätzliche Standorte konnte die mittelständische RIEDEL-Gruppe in den letzten Jahren international stark expandieren. So positiv diese Unternehmensentwicklung auch war, sorgte die daraus resultierende Steigerung der strukturellen Komplexität gleichzeitig für eine geminderte Transparenz und Effizienz im Controlling. Da die operativen Daten nicht zentral, sondern über verschiedene Buchhaltungs- und andere Fachsysteme sowie manuell gepflegte Excel-Dateien verteilt vorgehalten wurden, fielen im Controlling signifikante Zeitaufwände für deren Beschaffung und Aufbereitung an. Das Analysieren und Vergleichen von Daten verschiedener Gesellschaften oder Verantwortungsbereiche war nur nach vorherigem Konsolidieren von MS Excel-Vorlagen möglich. Ein auf die Bedürfnisse der jeweiligen Führungsebenen zugeschnittenes Berichtswesen existierte nicht, weshalb entscheidungsrelevante Informationen nur limitiert verfügbar waren und Entscheider in den verschiedenen Unternehmensebenen erst spät auf diese zugreifen konnten. Vor diesem Hintergrund entschied sich RIEDEL, eine umfassende BI- und CPM-Lösung einzuführen, mit der folgende Hauptziele erreicht werden sollten:

  • Zugriff auf entscheidungsrelevante Kennzahlen (Finanzen, Vertrieb) und Berichte für Geschäftsführer und Führungskräfte „mit wenigen Klicks“
  • Deutliche Verkürzung des Reporting-Prozesses und signifikante Reduktion von Zeit- und Personalaufwand pro Planungslauf
  • Steigerung der Berichtsqualität durch Fehlervermeidung, Automatisierung der Datenflüsse, Auflösung von Redundanzen und Eliminierung manueller Eingriffe
  • Transparenzsteigerung durch komplette Abbildung aller Abteilungen und Gesellschaften in einer Planung

 
Die BOARD-Lösung

Auf der Suche nach einem System für Berichtswesen und Unternehmensplanung mit allen Ländergesellschaften entschied sich RIEDEL für das All in One Toolkit von BOARD und BOARD-Partner linkFISH als Implementierungsexperte. Bei der Projektumsetzung wurde ein zweistufiger Ansatz gewählt, um die Komplexität sowie die Arbeitsbelastung der in das Projekt involvierten RIEDEL-Mitarbeiter so gering wie möglich zu halten. Zunächst wurden alle operativen Vorsysteme mittels eines umfassenden Data Warehouses inhaltlich standardisiert, um in der fertigen Lösung von einer fehlerfreien Datenaggregation profitieren zu können. Anschließend wurde ein BOARD-Berichtsportal mit GuV-Rechnung (nach HGB) und Bilanz aller RIEDEL-Firmen weltweit realisiert. Für Geschäftsführung und Führungskräfte aller Abteilungen setzte linkFISH zusammen mit RIEDEL zudem eine Deckungsbeitragsrechnung um, aus der die Nutzer Steuerungsinformationen je Abteilung oder verdichtet auf Bereiche bzw. Firmen-Ebene sehen und detaillierter erforschen können. Um die Daten in allen Systemen aktuell und konsistent zu halten, wurden in diesem Arbeitsschritt außerdem automatisierte Datenladeprozesse zwischen den einzelnen Systemen eingerichtet. Nachdem die Ist-Daten aufbereitet und für Reporting und Analysen zur Verfügung gestellt wurden, befasste sich die zweite Ausbaustufe des Initialprojekts mit der Planung. In RIEDELs neuer, maßgeschneiderter GuV-Planungslösung wurden sämtliche Gesellschaften weltweit abgebildet und eine Versionierung verschiedener Planszenarien im zeitlichen Ablauf ermöglicht. Anschließend wurden die Plandaten in das Berichtsportal „RiPort“ integriert, um Plan-Ist-Vergleiche zuzulassen.

Der Kundennutzen

Mit BOARD hat die RIEDEL-Gruppe eine zentrale BI- und CPM-Lösung gefunden, in der nicht nur alle Gesellschaften, sondern auch alle Anwendungsbereiche von Reporting und Analyse bis hin zur Planung abgebildet und miteinander verbunden sind. Alle relevanten Daten stehen heute weltweit einheitlich zur Verfügung. So bietet sich eine ganzheitliche und transparente Sicht über die gesamte Unternehmensgruppe, die eine agile Unternehmenssteuerung über alle Ebenen hinweg ermöglicht. Durch die Ablösung der dezentralen Excel-Lösungen und das Sicherstellen der Datenkonsistenz kann nun ein gleichbleibend hoher Standard für das gesamte Berichtswesen gewährleistet werden, was sich positiv auf die Qualität von Berichtswesen, Planung und Konsolidierung auswirkt. Das manuelle Zusammenführen von Daten aus Excel-Vorlagen entfällt, da alle Datenladeprozesse in BOARD komplett automatisiert wurden. Insbesondere in den IT- und Controlling-Abteilungen konnte mit dieser Maßnahme der für die Informationsaufbereitung benötigte Arbeitsaufwand enorm reduziert werden. Waren früher noch drei Personen mit der Berichterstellung voll ausgelastet, bedarf es heute nur noch einer Person und die anderen können sich wichtigen Analysen widmen. Auch die Informationsbereitstellung geht mit der neuen BOARD-Lösung deutlich effizienter vonstatten. Ein breiter Empfängerkreis vom Kostenstellenleiter bis zum Geschäftsführer hat heute Zugriff auf ein benutzerfreundliches Berichtsportal, in dem alle entscheidungsrelevanten Informationen aktuell verfügbar sind. Mit der neuen Transparenz des Systems konnte auch die Datenqualität der Vorsysteme strukturiert verbessert werden. Da BOARD die Informationen eins zu eins darstellt, werden Fehleingaben im Vorsystem, die vorher schwer zu entdecken waren, direkt sichtbar und können konsequent behoben werden.